Recursos para salir del caos

En LifeDev se encuentra un artículo, publicado hace ya bastante tiempo, que me llamó la atención por lo obvio y lo poco que se tiene en cuenta a la vez. El autor apagó su computador, durante cinco días, a las 5:00 p.m. todos los días, sin excepción.

Sobre lo difícil que fue y el motivo para hacerlo, describe:

Al ser un programador para web, estoy constantemente en línea. Vivo y muero por el email, y el Internet es mi lugar de trabajo. Pero el peligro de tener el “lugar de trabajo” en casa es grande. Es muy fácil mezclar negocios con placer, especialmente cuando se usa la misma herramienta para las dos cosas. Puedo, fácilmente, dejar que mi mente me engañe al pensar que “necesito” chequear mi email y muy rápidamente estoy navegando por buenos videos en YouTube. El Internet ha hecho un muy buen trabajo al integrar, sin problemas, todos los aspectos de la vida en un teclado, un ratón y un monitor; haciendo increíblemente difíficil mantenerse enfocado y en-la-tarea mientras se está en línea. Se debe tener el poder mental de un ninja para terminas las tareas y ser realmente productivo.

Lo que encontró luego del experimento, fue lo siguiente:

Menos es más

Leí un articulo escrito por Steve Pavlina acerca de su teoría sobre trabajar menos para hacer más. Esencialmente, su mente se enfocará más si sabe que sólo puede trabajar en algo por un cierto número de horas. Cuando sabe que no se puede dar el lujo de relajarse, mete el siguiente cambio y sorprendentes resultados le siguen.

Lo mismo es verdad con mi estudio. Cuando sabía que el computador estaría apagado a la misma hora todos los días, mi productividad se ha disparado a nuevos niveles. Ahora que solo tuve una camtidad de tiempo limitada, tenía que sacar el máximo provecho. Tenía que planear y trabajar únicamente en las cosas más importantes que debían ser hechas ese día.

Al trabajar menos, también encontré que estaba más fresco y con ganas de trabajar al día siguiente. La anticipación de las cosas sobre las que tenía que trabajar era mucho mayor y podía planear más la noche anterior sobre lo que iba a hacer el día siguiente. Con la combinación de planeación meticulosa y anticipada de lo que “tenía” que hacer al día siguiente, disfrutaba mucho más el trabajo.

Adicionalmente explica como esto también lo llevó a mejorar la calidad del sueño y también su vida social.

Creo que esta situación es más común de lo que creemos (si no, que levante la mano el que no ha entrado a FaceBook mientras está “trabajando”); los computadores y la Internet han permitido que podamos realizar cualquier cantidad de actividades sentados frente a esta pantalla; tantas que la gente que está a nuestro alrededor llega a pensar que tenemos una “adicción” a los computadores (¿será que si?). Anteriormente, cuando los computadores portátiles no eran tan populares, pues había cierta “facilidad” para dejarlo de lado (pues usábamos los de escritorio, en la oficina) y realizar el trabajo. Creo que es un buen hábito a cultivar, en aras de la productividad, la buena salud, una vida social más rica y una familia más unida.

Enlace: The 5 Day PM Computer Fast: Why I Got More Done In Less Time.
Sitio: LifeDev | Empowering Creative People.

Desde hace más de un año usamos Google Apps para gestionar el correo electrónico en nuestra empresa; es una buena manera de tener todas las funcionalidades de Gmail pero sin dejar de lado nuestro nombre de dominio, clave para una imagen profesional; sin embargo, he estado sincronizando mi Treo 650 con Palm Desktop y tener estas dos herramientas aparte me causa más de un problema. Por tal motivo, configuré el Outlook 2007 para recoger todo el correo que tengo en mi buzón (usando POP3 en Google Apps), activar la sincronización del Treo con Outlook e integrar el correo electrónico con mis tareas y agenda.

Con todo el correo electrónico descargado (más de 14,000 mensajes con cerca de 1.4 GB) me dispongo a imprimir algunos mensajes que necesito tener en papel. Teniendo en cuenta que los mensajes se tornan bastante extensos entre respuesta y respuesta (otro tema a tratar en otro artículo), me encuentro con una desagradable sorpresa al notar que Outlook 2007, en su cuadro de diálogo para impresión, no incluye una opción para imprimir únicamente la primera página del mensaje. No, no, no, no puede ser, debe estar en alguna parte… pues no, no hay. Obvio, voy a la Internet y busco el tema, una consulta bastante popular por demás y… todas las ’soluciones’ involucran varias acciones antes de imprimir: enviar a pdf, enviar al navegador, editar el mensaje, reenviarlo, etc.

En el sitio de ayuda y soporte de Microsoft se encuentra un artículo bajo el Id. 924141 que hace referencia al tema, no de manera exacta, pero se refiere al hecho de tratar de imprimir una página o un intervalo de páginas en Outlook 2007. Sobre el síntoma y la solución dice:

Síntomas

Intenta imprimir un intervalo de páginas de un mensaje de correo electrónico con formato HTML en Microsoft Office Outlook 2007. Sin embargo, no hay ninguna sección Intervalo de páginas en el cuadro de diálogo Imprimir. Por tanto, no puede imprimir un intervalo de páginas. Sólo puede imprimir el mensaje entero.

Solución

Para evitar este problema, puede copiar la sección del mensaje de correo electrónico con formato HTML que desea imprimir, pegar este texto en Microsoft Office Word 2007 e imprimir el mensaje.

O bien, puede guardar el mensaje de correo electrónico como un documento Archivo de documento portátil (PDF) o Especificación XML en papel (XPS) e imprimir estos documentos desde el programa adecuado.

Nota: para obtener más información acerca de cómo guardar mensajes de Outlook 2007 como un documento PDF o XPS, vea el tema “Novedades en Microsoft Office Outlook 2007″ en la Ayuda de Outlook 2007.

Para guardar un mensaje de correo electrónico como un documento PDF o XPS, siga estos pasos:

1. Haga clic en el Botón de Microsoft Office, seleccione Guardar como y haga clic en PDF o XPS.
2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el libro.
3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o en Documento XPS.
4. Si desea abrir el archivo inmediatamente después de guardarlo, haga clic para activar la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar. Esta casilla de verificación sólo está disponible si tiene un lector de PDF o un visor de XPS instalado en el equipo.
5. Junto a Optimizar para, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
6. Haga clic en Aceptar y, después, haga clic en Publicar.

Para ver un archivo PDF, debe tener un lector de PDF instalado en el equipo. Uno de estos lectores es Acrobat Reader. Este lector está disponible en Adobe Systems. Para obtener más información acerca de Acrobat Reader, visite el siguiente sitio Web:

http://www.adobe.com/es/ (http://www.adobe.com/es/)

Para ver un archivo en formato XPS, debe tener un visor. Puede descargar un visor gratuito en la página Descargas de Microsoft Office Online. Para ello, visite el siguiente sitio Web de Microsoft:

http://office.microsoft.com/es-es/officeupdate/default.aspx

Como podrán observar, estas ‘soluciones‘ no son tal, son alternativas, posibles sí, pero nos hacen perder bastante tiempo.

Es increíble que un producto actual como Outlook 2007 no incluya esta opción. No me imagino la cantidad de papel desperdiciado en las oficinas de todo el mundo como resultado de este detalle.

Yo, de momento, trabajaré así y veré como me va pues generalmente no suelo imprimir mis mensajes. Ahora estoy tan acostumbrado a la facilidad de uso de la interfaz de Gmail que no se si logre acostumbrarme al Outlook nuevamente, ya veremos.

Si alguno de ustedes ha logrado solucionar este inconveniente con una alternativa rápida y simple, por favor publicarla en los comentarios.

Esta es una entrada de Seth Godin que me parece vale la pena traducir. Se trata de la la ‘email checklist‘ que traducida sería algo como: la lista de verificación antes de enviar un email o mensaje de correo electrónico (uf, largo).

Los dejo con la traducción (libre):

Antes de que haga click en ‘enviar’ en ese siguiente email, tal vez debería ejecutar la siguiente lista de verificación, para estar seguro:

1. ¿Está dirigido a una sola persona? (Si su respuesta es si, pase al #10)
2. Ya que va dirigido a un grupo, ¿he pensado quién está en mi lista?
3. ¿Van en copia oculta (CCO)?
4. ¿Cada persona de la lista pidió estar incluída?
5. O sea que si no les mandara éste mensaje, ¿se quejarían por no haberlo hecho?
6. Vea el #5. Si son de los que no se quejarían, ¡sáquelos de la lista!
7. Eso significa, por ejemplo, que mandar mensajes a una lista de blogueros, sólo porque tienen blogs, no está bien.
8. Además: la definición de el ‘marketing del permiso’: Mensajes anticipados, personales y relevantes enviados a gente que realmente los quiere recibir. En ninguna parte dice algo de usted o sus necesidades como emisor. Probablemente no es de mi incunbencia, pero únicamente le informo como me siento. (Y como se sienten sus prospectos).
9. ¿El email viene de una persona real? Es decir, si presiono ‘responder’ ¿obtendré una nota de respuesta de esa persona? (si no es así, por favor cámbielo).
10. ¿Me he escrito con esta persona antes?
11. ¿Seguro? ¿Han contestado? (si no, reconsidere el mensaje).
12. Si es un simple mensaje, y está seguro de que es bienvendio, y está seguro de que no es spam, entonces no se disculpe. Si se tiene que disculpar, entonces si, es spam, y su nombre recibirá la mala reputación que merece.
13. ¿Estoy disgustado? (De ser así, guarde como borrador y vuelva al mensaje en una hora).
14. ¿Podría hacer esto mejor con una llamada telefónica?
15. ¿Estoy mandando ‘copia oculta’ a mi jefe? De ser así, ¿qué pasaría si el destinatario se entera?
16. ¿Hay algo en este mensaje que no quiero que el fiscal general, los medios o mi jefe vean? (Si es así, presione ‘borrar’).
17. ¿Hay alguna parte del mensaje en mayúsculas sostenidas? (Si es así, considere cambiar esto).
18. ¿Está en letra negra a un tamaño normal?
19. ¿Tengo mi información de contacto al final? (Si no, considere agregarla).
20. ¿He incluído la linea, “Por favor salve al planeta. No imprima este mensaje”? (Si es así, por favor borre la línea y considere un trabajo como guarda-bosques o sobrecargo).
21. ¿Podría este mensaje ser más corto?
22. ¿Hay alguien a quien envío este mensaje que podría dejar fuera de la lista?
23. ¿He adjuntado archivos muy grandes? (Si es así, busque en google algo como ‘enviar archivos grandes’ y considere sus opciones).
24. ¿He adjuntado archivos que funcionaría mejor en formato PDF?
25. ¿Hay algún o cualquier otro emoticon involucrado? (Si es así, reconsidérelo).
26. ¿Estoy reenviando la dirección de correo electrónico de alguien? (Si es así, ¿estarían felices si se dieran cuenta?).
27. ¿Estoy reeviando algo sobre religión (la mía o la de alguien más)? (Si es así, bórrelo).
28. ¿Estoy reenviando algo sobre un virus mundial, algún esfuerzo de caridad o cualquier otra falsa alarma potencial? (Si es así, visite snopes y verifique si es verdad).
29. ¿Presioné ‘responder a todos’? Si es así, ¿me alegro de haberlo hecho? ¿Será que ‘toda’ la gente de la lista necesita ver el mensaje?
30. ¿Estoy citando el texto original en alguna forma que ayude? (Enviar un mensaje que lo único que dice es “si” no es de ayuda).
31. Si es un comunicado de prensa, ¿estoy seguro de que el destinatario estará encantado de recibirlo? O estoy tomando ventaja de la naturaleza asimétrica del correo electrónico de ser gratis de enviar comparado con lo caro que sale el tiempo invertido en leerlo o borrarlo?
32. ¿Hay alguna clase de pequeñas criaturas animadas en el pie de página de este mensaje? ¿Adorables gatitos? ¿Especies amenazadas de algún tipo?
33. Bonus: ¿Hay alguna anotación legal larguísima al final del mensaje, por qué?
34. Bonus: ¿La línea ‘asunto’ hace fácil entender lo que se espera y permitirá archivar el mensaje apropiadamente?
35. ¿Si tuviera que pagar 42 centavos de dólar para enviar este mensaje, lo enviaría?

Lo anterior es mucho más que ‘email etiquette’, ¿verdad que si?

Vínculo: email checklist