Verifique esta lista antes de enviar ese email.

Esta es una entrada de Seth Godin que me parece vale la pena traducir. Se trata de la la ‘email checklist‘ que traducida sería algo como: la lista de verificación antes de enviar un email o mensaje de correo electrónico (uf, largo).

Los dejo con la traducción (libre):

Antes de que haga click en ‘enviar’ en ese siguiente email, tal vez debería ejecutar la siguiente lista de verificación, para estar seguro:

1. ¿Está dirigido a una sola persona? (Si su respuesta es si, pase al #10)
2. Ya que va dirigido a un grupo, ¿he pensado quién está en mi lista?
3. ¿Van en copia oculta (CCO)?
4. ¿Cada persona de la lista pidió estar incluída?
5. O sea que si no les mandara éste mensaje, ¿se quejarían por no haberlo hecho?
6. Vea el #5. Si son de los que no se quejarían, ¡sáquelos de la lista!
7. Eso significa, por ejemplo, que mandar mensajes a una lista de blogueros, sólo porque tienen blogs, no está bien.
8. Además: la definición de el ‘marketing del permiso’: Mensajes anticipados, personales y relevantes enviados a gente que realmente los quiere recibir. En ninguna parte dice algo de usted o sus necesidades como emisor. Probablemente no es de mi incunbencia, pero únicamente le informo como me siento. (Y como se sienten sus prospectos).
9. ¿El email viene de una persona real? Es decir, si presiono ‘responder’ ¿obtendré una nota de respuesta de esa persona? (si no es así, por favor cámbielo).
10. ¿Me he escrito con esta persona antes?
11. ¿Seguro? ¿Han contestado? (si no, reconsidere el mensaje).
12. Si es un simple mensaje, y está seguro de que es bienvendio, y está seguro de que no es spam, entonces no se disculpe. Si se tiene que disculpar, entonces si, es spam, y su nombre recibirá la mala reputación que merece.
13. ¿Estoy disgustado? (De ser así, guarde como borrador y vuelva al mensaje en una hora).
14. ¿Podría hacer esto mejor con una llamada telefónica?
15. ¿Estoy mandando ‘copia oculta’ a mi jefe? De ser así, ¿qué pasaría si el destinatario se entera?
16. ¿Hay algo en este mensaje que no quiero que el fiscal general, los medios o mi jefe vean? (Si es así, presione ‘borrar’).
17. ¿Hay alguna parte del mensaje en mayúsculas sostenidas? (Si es así, considere cambiar esto).
18. ¿Está en letra negra a un tamaño normal?
19. ¿Tengo mi información de contacto al final? (Si no, considere agregarla).
20. ¿He incluído la linea, “Por favor salve al planeta. No imprima este mensaje”? (Si es así, por favor borre la línea y considere un trabajo como guarda-bosques o sobrecargo).
21. ¿Podría este mensaje ser más corto?
22. ¿Hay alguien a quien envío este mensaje que podría dejar fuera de la lista?
23. ¿He adjuntado archivos muy grandes? (Si es así, busque en google algo como ‘enviar archivos grandes’ y considere sus opciones).
24. ¿He adjuntado archivos que funcionaría mejor en formato PDF?
25. ¿Hay algún o cualquier otro emoticon involucrado? (Si es así, reconsidérelo).
26. ¿Estoy reenviando la dirección de correo electrónico de alguien? (Si es así, ¿estarían felices si se dieran cuenta?).
27. ¿Estoy reeviando algo sobre religión (la mía o la de alguien más)? (Si es así, bórrelo).
28. ¿Estoy reenviando algo sobre un virus mundial, algún esfuerzo de caridad o cualquier otra falsa alarma potencial? (Si es así, visite snopes y verifique si es verdad).
29. ¿Presioné ‘responder a todos’? Si es así, ¿me alegro de haberlo hecho? ¿Será que ‘toda’ la gente de la lista necesita ver el mensaje?
30. ¿Estoy citando el texto original en alguna forma que ayude? (Enviar un mensaje que lo único que dice es “si” no es de ayuda).
31. Si es un comunicado de prensa, ¿estoy seguro de que el destinatario estará encantado de recibirlo? O estoy tomando ventaja de la naturaleza asimétrica del correo electrónico de ser gratis de enviar comparado con lo caro que sale el tiempo invertido en leerlo o borrarlo?
32. ¿Hay alguna clase de pequeñas criaturas animadas en el pie de página de este mensaje? ¿Adorables gatitos? ¿Especies amenazadas de algún tipo?
33. Bonus: ¿Hay alguna anotación legal larguísima al final del mensaje, por qué?
34. Bonus: ¿La línea ‘asunto’ hace fácil entender lo que se espera y permitirá archivar el mensaje apropiadamente?
35. ¿Si tuviera que pagar 42 centavos de dólar para enviar este mensaje, lo enviaría?

Lo anterior es mucho más que ‘email etiquette’, ¿verdad que si?

Vínculo: email checklist