Pensando en esto y en mejorar mis hábitos al trabajar con los computadores, me encontré con las recomendaciones que hace el sitio Centers for Disease Control and Prevention (Centros para el control y prevención de enfermedades). Se encuentran varios sitios en español con recomendaciones al respecto pero esta es de lejos la más completa. Como está en inglés, quiero hacer la traducción a continuación:

Mientras gastamos cada vez más tiempo en nuestros computadores, necesitamos ser conscientes de como el diseño y la disposición de nuestro equipo puede impactar en nuestra comodidad, salud y productividad.

AREA DE TRABAJO

El área de trabajo debe ser lo suficientemente amplia para acomodarlo a usted, permitir el rango completo de los movimiento involucrados en llevar a cabo las tareas requeridas y proveer espacio para el equipo y materiales que componen la estación de trabajo.

• Use un headset (en Colombia las llaman diademas) para llamadas largas o uso frecuente del teléfono.
• Ponga los artículos de más frecuente uso directamente frente a usted.
• Evite las áreas de trabajo atiborradas.

ESCRITORIO / ESTACIÓN DE TRABAJO (COMPUTADOR)

Los muebles comunes y corrientes no se acomodan a las necesidades de todas las personas. Una persona más alta necesitará un ajuste para levantar su superficie de trabajo; una persona más pequeña puede necesitar un escabel para los pies u otros accesorios. Muebles ajustables se pueden necesitar en situaciones donde la gente comparte o usa la misma estación de trabajo.

• El escritorio debe ser organizado para que los objetos usados frecuentemente estén cerca del usuario para evitar extenderse a tomar cosas en exceso.
• La superficie de trabajo debe tener un acabado mate para minimizar los brillos o reflejos.
• El área debajo del escritorio debe estar siempre limpia/despejada para acomodar las piernas del usuario y permitir su extensión.
• Si se está usando un escritorio de altura fija, agregue una bandeja para el teclado que se ajuste verticalmente para proporcionar ajuste adicional.
• Se debe usar un escabel si, luego de ajustar la altura de la silla, los pies no descansan planos en le piso.
• Use un headseat o altavoz para evitar incomodidad en el cuello y el hombro si usted usa un teléfono frecuentemente durante el día.
• Ponga el teléfono del lado de su mano no-dominante, es decir, a la izquierda si es diestro y a la derecha si es zurdo.
• Ponga su lámpara de escritorio (si usa una) para iluminar documentos sin que cause brillo en el la pantalla del computador o ilumine directamente sus ojos.
• Se debe usar un sujetador de documentos si estos se han de consultar durante el tecleo. Este sujetador debe:
  • Ser estable y ajustable (altura, posición, distancia y ángulo de visión).
  • Sostener su documento en cualquiera de los dos lados del monitor.
  • Estar a la misma distancia a la que está el monitor para evitar frecuentes cambios de enfoque y podría usted poder del uno al otro sin necesidad de mover su cuello o espalda.

AJUSTES DE LA SILLA

Contrario a la creencia popular, sentarse, lo que la mayoría de la gente cree es relajante, es dañino para la espalda. Sentarse por largos períodos de tiempo puede causar aumento en la presión de los discos intervertebrales. Sentarse también es dañino para los pies y las piernas. La gravedad tiende a estancar la sangre en las piernas y pies y crea un retorno lento de la misma al corazón.

Las siguientes recomendaciones pueden ayudar a incrementar la comodidad para los usuarios de computadores:

• No permanezca en una posición estática por períodos prolongados de tiempo.
• Cuando ejecute tareas diarias, alterne entre sentarse y estar de pie o haga pequeñas caminatas durante el día.
• El respaldo de la silla debe tener soporte lumbar.
• Ajuste la altura del espaldar de modo que soporte la curvatura natural en la parte baja de la espalda.
• Puede ser útil usar una toalla enrollada, un rollo o cojín lumbar para dar soporte a la parte baja de la espalda.
• El ángulo del espaldar es subjetivo pero el tronco y las piernas deben formar un ángulo de entre 90 y 115 grados.
• Ajuste la altura de la silla de modo que los pies descansen planos sobre el piso.
  • Siéntese derecho en la silla con su región lumbar contra el apoyo y los hombros tocando el espaldar.
  • Los muslos deben estar paralelos al piso y las rodillas más o menos al mismo nivel de las caderas.
  • El respaldo de las rodillas no debe entrar en contacto directo con el borde de la silla. Debe existir entre 2-4 pulgadas de distancia
• Los apoyos de brazos deben ser extraíbles y la distancia entre los mismos ajustable.
  • Ajuste la altura y/o el ancho de los apoyos de brazos de manera que el usuario pueda descansar sus brazos a los lados y relajar/soltar los hombros mientras teclea.
  • No use los apoyos de brazos para descargarse; estos tampoco deberán elevar sus hombros notablemente o forzarlos a mover sus manos lejos de su cuerpo para usarlos.
  • Los codos y los antebrazos debe descansar levemente en los apoyos de brazos para no causar problemas circulatorios o nerviosos.
• Use un escabel cuando al ajustar su silla y el resto de su estación de trabajo le impidan descansar sus pies en el piso.
• Asegúrese que tiene cierto espacio (2-3 pulgadas) entre las piernas y el escritorio.
• Tenga suficiente espacio debajo de su superficie de trabajo que le permita halarse completamente hasta el borde del escritorio con espacio para que sus piernas y rodillas quepan cómodamente.

MONITOR

Una vez que la altura de la silla y de la superficie de trabajo estén ajustadas adecuadamente, el monitor debe ubicarse de manera que la parte superior del mismo está a la altura o un poco por debajo del nivel de los ojos mientras está sentado en posición vertical. Las siguientes sugerencias pueden ayudar a prevenir el desarrollo de fatiga visual, dolor en el cuello y fatiga en los hombros, mientras usa su computador o estación de trabajo:

• Asegúrese de que la superficie de la pantalla está limpia.
• Ajuste el brillo y el contrasta para máxima comodidad.
• Ubique el monitor directamente frente al usuario para evitar torsión excesiva del cuello.
• El usuario debe ubicar el monitor a una distancia de visualización cómoda, aproximadamente 18-30 pulgadas de distancia.
• Ubique los monitores en ángulos rectos con respecto a las ventanas para reducir el brillo. Cierre las persianas según lo necesite para reducir el brillo del sol.
• Ubique los monitores lejos de luces directas lo cual crea brillo excesivo o use un filtro para brillos sobre el monitor para reducir el mismo.
• Ajuste la inclinación del monitor para que las luces del techo no se reflejen en su pantalla.
• Si usa un sujetador de documentos, debe ser ubicado aproximadamente a la misma altura del monitor y a la misma distancia de sus ojos para prevenir cambios frecuentes de visualización entre el monitor y los materiales de referencia.
• Visite a su médico optómetra u oftalmólogo frecuentemente.
• Ajuste monitores más grandes según su necesidad. Podría necesitar sentarse más lejos e incrementar el tamaño de la letra para obtener el mayor beneficio de la pantalla más grande.

Aquellos usuarios de lentes bifocales o trifocales deben poner atención especial a la ubicación de su monitor. Estas personas, sin saberlo, inclinan su cabeza hacia atrás para poder leer en la pantalla a través de la parte inferior de sus lentes. Esto puede derivar en malestar en el cuello, el hombro y la espalda. Algunas soluciones pueden ser: bajar el monitor o comprar lentes diseñados específicamente para el trabajo en computadores.

TECLADO

Muchos de los problemas asociados al uso de computadores ocurre en el hombro, el codo, el antebrazo, la muñeca y la mano. El trabajo continuo en el computador puede exponer los tejidos blandos en estas áreas a repetición, posturas forzadas y sobre-esfuerzos, especialmente si la estación de trabajo no está organizada adecuadamente.

Los siguientes ajustes deben hacerse para prevenir el desarrollo de un problema ergonómico en las extremidades superiores:

• Primero ajuste su silla como se mencionó anteriormente, luego con sus brazos descansando cómodamente a su lado, levante sus antebrazos para formar un ángulo de 90 grados con sus brazos.
• Ajuste la altura del teclado de forma que los hombros queden relajados y permita que las manos descansen a los lados. Una bandeja articulada para el teclado es necesaria para acomodar la distancia y altura apropiadas.
• Ubique el teclado directamente al frente y cerca del usuario para evitar la extensión excesiva.
• Los antebrazos deben ir paralelos al piso (aproximadamente a un ángulo de 90 grados con el codo).
• El ratón debe ser ubicado al lado del teclado y a la misma altura. Evite el alcance extendido y elevado del teclado y el ratón. la parte anterior de la muñeca debe mantenerse plana (en posición neutral). No apoye su mano sobre el ratón cuando no lo esté usando. Descanse sus manos en su regazo cuando no esté entrando datos.
• Un descanso acolchado para la muñeca le ayudará a mantener su muñeca en una posición recta y neutral mientras teclea y mantiene sus brazos lejos de los bordes de la superficie de trabajo.
• No apoye sus muñecas o manos sobre un descanso para palmas o muñecas mientras está tecleando. Estos están diseñados para proveer soporte durante los descansos.
• La inclinación del teclado puede necesitar ajuste para que esté plano y permita a sus muñecas estar rectas y no dobladas mientras teclea.
• Presiones las teclas suavemente; no las golpee ni las mantenga presionadas por largos períodos de tiempo. Mantenga sus hombros, brazos y dedos relajados.

Si su superficie de trabajo es muy alta y no ajustable, ajuste su silla para llevar sus brazos a la posición correcta. Si levanta su silla, asegúrese de que sus pies tienen el soporte adecuado.

RATÓN, TRACKBALL U OTROS DISPOSITIVOS DE ENTRADA

• El ratón está presente en virtualmente todos los ambientes de oficina. Hay ratones diseñados específicamente para los contornos de las manos, derecha o izquierda.
• Ubicar el ratón, trackball u otros dispositivos de entrada muy lejos, muy bajo, o muy hacia un lado puede causar molestia en el hombro, la muñeca, el codo y antebrazo. Ubicar el dispositivo de entrada a su alcance ofrece una comodidad natural y máxima coordinación mano-a-ojo.
• No doble su muñeca hacia arriba. Asegúrese de que está sentado lo suficientemente alto para que la estación de trabajo esté ligeramente por debajo de la altura del codo y así su mano descanse naturalmente sobre el ratón.
• Usar el ratón demanda cierto nivel de estabilidad de la superficie; si se usa sobre una bandeja para el teclado, esta no debería tambalearse.
• Un trackball tiene una esfera expuesta la cual se manipula con los dedos. Requiere del uso de diferentes grupos músculos y tendones con respecto del ratón y puede añadir variedad a la manipulación de la información de su computador. Algunos diseños de trackball, sin embargo, pueden causar malestar y posibles lesiones en el área alrededor del pulgar, el cual se extiende y contrae para maniobrar el trackball.
• Pruebe diferentes modelos de ratones, trackball u otros dispositivos de entrada. Tenga en cuenta la forma y el tamaño, qué tan cómodo es para su mano, su facilidad de uso y cualquier característica especial que puede hacer su trabajo más fácil.

Además del ratón y el trackball, hay disponible una gran variedad de dispositivos de entrada. Tenga en cuenta sus limitaciones físicas y sus requerimientos.

• Las almohadillas táctiles le permiten mover el cursor del computador al deslizar su dedo sobre una pequeña almohadilla. A diferencia de los ratones, trackballs y otros dispositivos, las almohadillas táctiles no tiene piezas móviles que se atoren o se rompan, por lo tanto nunca requieren desmontaje para su limpieza.
• Las pantallas táctiles permient apuntar directamente a un objeto. No requieren de entrenamiento, son más rápidos que los dispositivos señaladores y no requieren de una superficie adicional. Sin embargo, las desventajas de las pantallas táctiles incluye fatiga en el brazo, manchas, interferencias ópticas y aumento del brillo.
• La entrada por voz le permite “hablarle” a su computador. En la actualidad, tales programas pueden entender y responder al habla natural a una tasa de hasta 160 palabras por minuto.
• Dispositivos del tipo pluma usan presión, luz, interrupción electromagnética o frecuencias de radio para introducir y manipular información a través del contacto con la pantalla o una almohadilla horizaontal. Un pen pad requiere tanto espacio en la superficie de trabajo como un ratón. Si se usa la tecnología de pluma en una almohadilla horizontal, la estación de trabajo debe proveer luz anti-brillo adecuada para la almohadilla y la pantalla.

ILUMINACIÓN

La iluminación inadecuada al trabajar con un computador es un gran factor que contribuye a las molestias visuales incluyendo fatiga visual, ojos que pican y visión borrosa o doble.

La iluminación en la mayoría de los ambientes de oficina es muy brillante para una óptima visualización de pantallas o monitores. Se puede reducir quitando 2 de los 4 bombillos fluorescentes, quitando uno que otro bombillo o apagando completamente las luces en el techo. La iluminación suplementaria en el escritorio es mejor que la iluminación general para la lectura o las copias impresas.

Siga las siguientes recomendaciones para reducir el cansancio en los ojos y la fatiga visual:

• Cierre las cortinas/persianas para reducir el brillo.
• Ajuste la iluminación para evitar el brillo en la pantalla (la fuente de luz debe llegar a un ángulo de 90 grados, con luz de bajos vatios, preferiblemente).
• Evite luz intensa o desigual en su campo de visión.
• Ubique el monitor a un ángulo de 90 grados con respecto de las ventanas (donde sea posible).
• Reduzca la iluminación general (donde sea posible).
• Use iluminación indirecta o con pantallas donde sea posible.
• Las paredes no deben ser pintadas con terminados reflectante.
• Use un filtro para el monitor para reducir el brillo de las luces generales.

HÁBITOS DE TRABAJO

El trabajo repetitivo y estático (trabajar en el computador) causa mucha fatiga a sus extremidades superiores y a sus ojos. Es muy importante que tome descansos cada 20 a 40 minutos para dejar que su cuerpo descanse y se recupere. Tomar un pequeño descanso (3 o 5 minutos) no significa que deje de trabajar, otras actividades como hablar con un compañero, hacer copias, archivar, etc. se pueden hacer durante estas pausas.

También es importante cambiar de posición periódicamente. Sentarse en una posición o inclinar sus brazos por un periodo de tiempo largo puede interferir con la circulación.

COMPUTADORES PORTÁTILES

NOTA: LOS COMPUTADORES PORTÁTILES NO SE RECOMIENDAN COMO COMPUTADORES PRINCIPALES. EN LA OFICINA O EN LA CASA, SE RECOMIENDA UNA ESTACIÓN DE SOPORTE PARA PROVEER AJUSTE EL CUAL MEJORARÁ POSTURAS NEUTRALES.

Informática

Mantener posturas neutrales ayudará a reducir el estrés y el cansancio la sistema musculoesquelético.

• Incorpore mini descansos cada 20 a 30 minutos para interrumpir la repetición y las posturas estáticas.
• Mantenga una distancia cómoda de su pantalla/monitor; alrededor de 18-30 pulgadas.
• Mantenga su cabeza y cuello en una postura neutral; evite la flexión y rotación excesiva del cuello.
• Cambie el ángulo de la pantalla/monitor de manera que quede perpendicular a su línea de visión, si la iluminación lo permite.
• Ubique el teclado a la altura de los codos y mantenga sus muñecas rectas mientras teclea. Pruebe con la altura de la mesa, la altura de la silla y el ángulo del teclado para mantener una posición neutral de muñecas.
• Recuerde: Si usted levanta su silla, use un escabel para apoyar sus pies. Cuando esté sentado sus caderas deberán estar ligeramente más altas que sus rodillas.
• Si está sentado en una silla lateral o un sofá, use una almohada para proveer soporte a sus brazos mientras teclea. Esto le ayudará a mantener una posición neutral de las manos, las muñecas y los brazos.
• Use un ratón externo en cambio de usar el pequeño touchpad o trackball.
• Limpie la pantalla/monitor regularmente usando materiales antiestáticos.
• Las manos y muñecas deberán mantenerse en una posición recta mientras se teclea y no deberán descansar en un apoya muñecas o mesa mientras se teclea. Estos están diseñados para proveer apoyo mientras no se está tecleando.

Transporte del computador

Tenga estas ideas en mente mientras carga su portátil de un lugar a otro:

• Elimine equipaje innecesario de su maletín, mientras menos peso en su cuerpo, mejor.
• Cargue su portátil en un maletín con tiras y manijas acolchadas. Cambie de manos o brazos frecuentemente para balancear la carga.
• Use equipaje con ruedas cuando le sea posible.

Enlace: Computer Workstation Ergonomics
Sitio: Centers for Disease Control and Prevention

Ventajas del Calendario Compacto

David Seah describe las siguientes como ventajas del Calendario Compacto:

• Los días están todos juntos, así visualmente, la “distancia” corresponde directamente al tiempo. Esto hace fácil estimar visualmente cuanto tiempo necesita, una ventaja visual compartida con el Diagrama de Gantt
• El calendario para todo el año se ajusta en una sola hoja de papel, con bastante espacio para hacer anotaciones. También se puede imprimir una sección para proyectos cortos.
• Mantiene el formato de calendario mensual, con los días de la semana en columnas, así es un poco más fácil de usar que un diagrama de Gantt.
• Los Sábados y Domingos están sombreados diferente, así no estamos tan tentados a planear trabajo en esos días.
• Tambíén es fácil contar las semanas. Las “Unidades de semana” tienden a ser los bloques sobre los que se programan proyectos de largo plazo.
• Se está forzado a dividir los proyectos en tareas que se ajusten a períodos de 5 días laborales. Los diagramas de Gantt, en comparación, tienen a dibujar largas líneas a través de los fines de semana. Aún cuando no se trabaje los fines de semana, desde una perspectiva visual, parece que está implícito que se debería estar trabajando.
• Como se tienen los días de la semana en la misma columna, es fácil marcar eventos recurrentes, por ejemplo, si hay una reunión de la empresa cada Viernes, es fácil de ver cuándo será, lo que no es tan sencillo en un diagrama de Gantt.

Uso del Calendario Compacto

• Se hace un círculo alrededor de la fecha de inicio de una tarea
• Se lleva una flecha desde dicha fecha hasta el recuadro en blanco al lado derecho y se hace la nota
• Se puede usar directamente en el computador en su versión de excel (e imprimir luego)
• Es posible imprimir por bloques, mes, bimestre, trimestre, etc.

Descargas

El calendario está en los siguientes formatos:

• En hojas de MS Excel, listas para imprimir en diferentes colores: azul, púrpura, rosa, verde y uno que he llamado ejecutivo. Creo que hay para todos los gustos. Todos están en el mismo archivo y he incluído el calendario de 2008 al final.
• En formato PDF, también todos los colores en un solo archivo. Al imprimir, seleccionan “página actual” para imprimir el calendario seleccionado.

Colombia 2009 (formato MS Excel)
Colombia 2009 (formato PDF)

David Seah ha realizado una actualización para el calendario de 2009 con formatos automáticos para la distribución de los días según el año y para el estilo de las celdas de los primeros días del mes. Voy a trabajar en esta versión y la publicaré con los festivos de Colombia.

Sugerencias, quejas, agradecimientos, etc. me los pueden dejar aquí en los comentarios.

Parte 3: Organizarse con Eficacia, realmente, no es solo listas

Hace unas semanas tuve la oportunidad de entrevistar al autor de Organízate con Eficacia David Allen sobre una variedad de temas.

• Parte 1: Salud y Estrés
• Parte 2: Organízate con Eficacia… en la red

Siga leyendo para la concluyente parte 3 donde le pregunto sobre su nuevo libro y el enfoque en el núcleo de GTD.

Bob Walsh: ¿Cómo va el nuevo libro, nos puede contar al respecto?

David Allen: Ahí va. Y realmente se desarrolló del Seminario de Plan de Trabajo, el cual es un seminario público de un día que desarrollé hace un par de años. Fue como una reingeniería de mi seminario público hacia una descripción general de alto nivel de un día. Es como GTD en esteroides. Es como que la percepción de GTD de la mayoría de la gente es aún superficial.

Pero los principios que subyacen el porqué GTD funciona, tienen grandes implicaciones y aplicaciones que la mayoría de la gente no ha mirado en profundidad o que no entendió lo suficiente. Entonces, esto será simplemente una explicación adicional de eso.

Bob: ¿Tratando de llevarlos más allá de la idea de sólo listas?

David: Bueno, mucha gente mira GTD y dice, Dios, tengo que hacer todo ese sistema… eso es mucho para hacer, me rindo. Y no entienden realmente que si quiere entrar a cualquier lado y quiere tener más control, todo lo que realmente necesita es una versión de recopilar. Eso es sentarse y tomar todo lo que tiene mi atención o la atención de todos en el grupo en el cual quiero tener control. Luego lo puede sacar. Necesito externalizarlo.

Entonces, externalizar cosas que tienen su atención es una cosa muy poderosa para hacer como paso inicial hacia tomar el control. Eso puede estar en una relación, puede estar en su familia, puede estar en un departamento, puede estar en un proyecto. Ese principio central, dice la gente, “¿Quiere usted decir que debo escribir todo? Bueno, no quiero o no necesito escribir todo, aún así haré únicamente media lista.”

Aún son unas pocas personas, aún gente que usted cree que hacen GTD, que están haciendo realmente GTD. Es decir, realmente nada en su mente. Absolutamente nada en su cabeza. Han aprendido que el cerebro no es el lugar para tener eso. Y es externalizado. Toma un par de años para la mayoría de la gente, realmente empezar a integrar eso para que así se construyan, como consecuencia, los comportamientos que permiten un tipo de control automático.

Entonces, hay mucho en eso. Otra vez lo digo, no cambiaría nada. El primer libro, cuando se piensa en ello, es aún el manual táctico. Si se quiere tener control del entorno personal, aquí, siéntese y hágalo. La parte dos del primer libro es nuestro proceso de entrenamiento. Eso no ha cambiado.

Así es como lo hacemos realmente. Ahora, hemos aprendido algunas cosas, en su mayor parte, es un tanto una confrontación para la mayoría de la gente sentarse y caminar hacia esto. Unas pocas personas lo hacen. Pero realmente están listos para eso.

Pero la mayoría de la gente se sienta y dice, “Dios mío, quiere decir ¿juntar cada cosa que no es perfecta, completa o terminada en mi mundo y ponerlo en un lugar? Dios mío, me rindo”. Es muy intimidante y lo entiendo. Pero también explica porqué y cómo funciona y hace que la gente lo adopte.

No se irá. Mi libro es número 33 ahora mismo en todo Amazon. Ha incrementando las ventas 20% cada año y no hacemos nada para promoverlo mas que lo que estamos haciendo en términos de nuestro trabajo. Porque creo que la gente se da cuenta y dice, Dios mío, este no es otra moda de negocios que pasará. Esto es una completa y nueva forma de hacer coincidir sus procedimientos operacionales con la forma en que su cerebro trabaja realmente.

El objetivo es estar participando positivamente y en su mundo. Todos estamos o no estamos de vez en cuando. GTD fue solo como mire, hay una forma para estar. Y estar significa en su zona. Me entiende, cuando usted está en su zona, el tiempo desaparece, no importa lo que esté haciendo. Como que no hay esa sensación de estar abrumado, no hay distinción entre el trabajo y la vida. No hay ese “Dios, estoy estresado”. Simplemente se está .

Se puede “estar” meditando y en zazen por seis horas, o “estar” corriendo una milla de cuatro minutos o estar disfrutando con sus hijos. Entonces “estar” no tiene nada que ver, no es dependiente de una situación. De lo que depende es de que se entre en esa clase de flujo. Usted conoce, el tipo que escribió el libro del flujo. Toda la idea del flujo es ser capaz de comprometerse en algo en lo que se siente participar exitosa y positivamente y eso constituye un desafío.

Entonces toda la idea de las acciones siguientes de las cosas, de externalizar su mundo y llevar las cosas a partes factibles de hacer. Todas esas cosas realmente sirven y dan soporte a la gente para hacer más fácil el entrar en esa zona. Eso es de lo que se trata GTD. Es, de alguna forma, como si usted llegase a perder la perspectiva y el control, sabrá cómo retomarlo rápidamente.

Eso es lo que GTD es. Si usted está fuera de control o si ha perdido la perspectiva, le garantizo que si escribe todo, lo saca de su cabeza. Si toma las decisiones para las acciones siguientes y decisiones sobre todas las cosas que tienen significado para usted y las lleva a un lugar confiable, el cual luego revisará frente al horizonte de compromisos que tiene para que así lo pueda integrar todo y luego pueda hacer un juicio intuitivo sobre qué hacer, muy seguramente usted ‘estará’.

GTD le da un plan. Si usted quiere llegar allá, así es como se llega. No es algo en que creer. Tal vez hay algo malo sobre GTD pero nunca he recibido un solo email o algo que haya dicho alguien que está mal.

El asunto es ¿cómo lo implemente la gente? Todos dicen, “Está todo muy bien, lo que pasa es que no tengo tiempo”. O, “Empecé, lo dejé, y diablos”. Esa es la en su mayoría la reacción.

Bob: ¿Usted o su editor han fijado una fecha de publicación o un título?

David: Enero, 2009 es la fecha proyectada de publicación.

« Parte 2, Organízate con Eficacia… en la red

Enlace: David Allen Part 2: Getting Things Web Done
Sitio: Web Worker Daily

Parte 2: Organízate con Eficacia… en la red

Ser un nómada, dirigido por proyectos, trabajador de la red, empresario o empleado del tipo mi-empresa-es-mi-portátil, puede ser como estar atrapado en una secadora en alto con una manguera de información y datos conectada por pura diversión. ¿Cómo hacerle frente?

Durante años como desarrollador y escritor, he usado la metodología Organízate con Eficacia de David Allen pero siempre me inquieta la pregunta de si GTD tal como es realmente funciona para mi vida basada cada vez más en la red.

A principios del mes tuve la oportunidad de entrevistar a David Allen así que tuve la oportunidad de quitarme la duda y le hice algunas preguntas sobre GTD y el trabajo en la red. (Lea la Parte 1 de la conversación, enfocada en la salud y el estrés)

Bob Walsh: OK. Bueno, me pregunto, desde que su primer libro salió creo que fue empezando 2001 las cosas han cambiado mucho en términos de lo que mucha gente hace. Pasan mas y mas tiempo trabajando en la red. ¿Ha evolucionado GTD para usted desde la proliferación de las aplicaciones basadas en web y la computación en nube? El libro original estaba bastante enfocado en el papel y en el trabajo tradicional. Con la sobrecarga de información y el intercambio activo de ideas y comentarios en línea, ¿ha cambiado algo?

David Allen: No.

No hay diferencia en la nube de información que está en la red o la nube de información en el bosque. Son todos los filtros, en términos de lo que se hace con ella. Lo que ha cambiado, si hay algo que ha cambiado, es la velocidad y el volumen de cosas que tienen ‘importancia potencial’ que probablemente se hicieron más rápidas y más grandes.

Por lo tanto, la necesidad de hacer GTD, es decir tomar rápidas y apropiadas decisiones en el momento, cuando las cosas se presentan en su radar, en vez de dejarlas por ahí a la deriva y que se conviertan en algo mucho más crítico. Entonces, no cambiaría nada en términos del libro.

Nada ha cambiado, porque no se trata del papel. El libro no es acerca del papel. Por cierto, nunca se liberará del papel. Es un medio externo de transferencia de información y comunicación. Por lo tanto, el medio realmente no hace mucha diferencia.

Bob: Bueno, como alguien que practica GTD se donde me encuentro, básicamente tengo dos contextos en mi vida: en el computador y lejos del computador. ¿Tiene algunos trucos de implementación para gente cuyo trabajo pasa dentro de la Internet?

David: Usted únicamente necesita tantos contextos como tenga. Usted no necesita cargar sus cuentas por pagar si las paga cada viernes por la noche en su escritorio, sólo déjelas donde las va a pagar. Eso está bien. Ya que usted trabaja en la red únicamente, no lo necesita, a menos que necesite ver cual es su trabajo en la red cuando está lejos de ella. Entonces, cuando usted dice que ellos solo trabajan en la red, eso significa que solo necesitan recordarlo cuando se sientan en el computador. Si es así, está bien.

Si usted que GTD significa que usted debe tener un montón de listas, no lo ha comprendido. Y por cierto, si usted solo tiene 18 cosas por hacer, póngalas todas en una sola lista, no se le quemará el fusible si mira toda la lista. La única razón para separar las listas en contextos es si eso lo hace más fácil. La mayoría de personas tiene más de 150 acciones siguiente para escribir y su usted pone todas en una sola lista y toma el teléfono, se quemará el fusible tratando de encontrar todas su llamadas pendientes.

Todo lo que hice fue agregar complejidad para hacerlo más simple.

Bob: ¿Todo lo que hizo fue agregar complejidad para hacerlo más simple?

David: Bueno, es el principio cibernético. Si está tratando de hacer cosas complejas simples, necesita un sistema igualmente complejo para hacerlo simple.

Mucha gente usa un sistema demasiado simple para gestionar mucha complejidad, por eso es que se siente tan abrumador. Entonces lo que debe tener es uno de esos “hágalo lo más simple posible pero no más simple”. Y usted dice que la gente solo hace trabajos en la red. Yo digo si, bueno, ¿alguna vez salen a hacer vueltas? Tal vez hay gente que nunca lo hace, mejor dicho, no se.

Bob: De vez en cuando, pero más a menudo es cambiar a Amazon para comprar algo.

David: Claro. Si usted nunca sale y necesita algo o un recordatorio, o un Post It porque sólo lo hace una vez a la semana, un Post It está bien. Si usted necesita eso. Yo no necesito escribir toda la comida que necesito comprar, solo camino por los pasillos en el supermercado y eso es suficiente como recordatorio.

Bob: Entonces la clave para toda la gente que pasa su tiempo en línea no es la forma como rastrean toda esta información, es más sobre sacarlo de sus cabezas, ¿cualquier cosa que funcione para ellos que les permita externalizarlo?

David: Si pueden, en 35 segundos, ver cada proyecto con el que están comprometidos y todas las acciones siguientes que deben hacer en todos ellos, tienen una mejora sobre control relajado. Si pueden hacer eso, han hecho suficiente.

Lo único sobre GTD es mirar, hay algo en su mente, si pasa dos veces en su mente, entonces no confía en su sistema, entonces ¿qué es lo que necesita para confiar en el? Difícilmente alguien se preocupa por cuándo deben estar dentro de dos semanas a las 3:15 en la tarde porque ese es un sistema en el que confían llamado calendario.

Ellos saben que allí está y saben que lo mirarán en el momento preciso. Entonces todo lo que GTD dice es, buen mire, si quiere todo fuera de su mente, así como no tiene que seguir su calendario, asegúrese de ponerlo en el mismo tipo de sistema en el que confía, tal como su calendario. Significa que usted confía en que tiene todo lo que necesita y en que lo mirará cuando necesite mirarlo. Eso es todo. No tiene nada que ver con papel o email o donde se sienta o cualquier cosa así.

Bob: Una pregunta rápida sobre “GTD Connect 2.0,” ¿cómo va eso y cómo ha sido el índice de adopción en eso?

David: Bueno, está casi en marcha. Lo mantuvimos como detrás del kimono por un tiempo y aún está rodando, porque tenemos que agregar otras cosas. Es grandioso, hemos tenido gran respuesta.

Uno de los grandes conductores para eso es que mucha gente de la casa, en compañías nos están llevando a hacer seminarios o una versión de introducción a esto. Y ellos querían una clase de soporte y herramienta de implementación sobre la marcha. Por lo tanto, eso fue parte de lo que nos llevó a construir “Connect” para empezar.

Bob: Hay probablemente cientos de aplicaciones de escritorio y basadas en web para GTD. Más que unas pocas personas se preguntan si usted ¿va a crear alguna aplicación GTD basada en la red como parte de “Connect”?

David: Probablemente.

Bob: ¿Algún marco de tiempo sobre eso o es sólo un algún-día/tal-vez en este punto?

David: No es un algún-día tal-vez, en realidad, se está moviendo. Pero aún estamos en modo de investigación. No se necesita otra aplicación, otro sistema operativo, lo que se necesita es un sistema integrador y crearlo allí.

Pero en mayor parte, Bob, la mayoría de las cosas que dicen ser software relacionado con GTD allá afuera son simplemente otra versión de un gestionador de listas. Hay mucho más en GTD que listas. Son un importante componente organizacional, y seguro es estupendo tener bonitas formas de hacer listas, pero francamente, en la mayoría de aplicaciones se tiene que pensar mucho para saber cómo insertarlas. Entonces se hace decorativo y luego pierde su valor real.

Entonces, es casi como entre más simple y más rápido se puedan crear listas simples y acceder a ellas, mejor. Cualquier aplicación que se haga que soporte eso, yo diría “eso es grandioso”, pero para ser franco, es difícil vencer al lápiz y el papel.

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Enlace: David Allen Part 2: Getting Things Web Done
Sitio: Web Worker Daily

Parte 1, Salud y Estrés

Para la mayoría de los ‘web workers’ o trabajadores de la red el estrés es un hecho de la vida ineludible – y en ocasiones la muerte. La relación del estrés con enfermedades serias son reales y las noticias son de todo, menos buenas:

Mucha gente reporta tener síntomas físicos (77 por ciento) y síntomas sicológicos (73 por ciento) relacionados con el estrés en el último mes (Enero de 2008). Los síntomas físicos del estrés incluyen: fatiga (51 por ciento); dolor de cabeza (44 por ciento); malestar estomacal (34 por ciento); tensión muscular (30 por ciento); cambios en el apetito (23 por ciento), bruxismo (17 por ciento); cambio en la conducta sexual (15 por ciento); y sensación de mareo (13 por ciento). Los síntomas sicológicos del estrés incluyen: irritabilidad o ira (50 por ciento); nerviosismo (45 por ciento); falta de energía (45 ciento); y sentimientos de llanto (35 por ciento). Adicionalmente, casi la mitad (48 por ciento) de los Estadounidenses informan quedarse despiertos durante la noche debido al estrés.” – Estudio de la APA.

Para mi, la mejor herramienta para la reducción del estrés que he encontrado en ésta década ha sido el libro de David Allen Organízate con Eficacia: Máxima productividad personal sin estrés y que se ha convertido en una clase de movimiento entre los trabajadores de la red: Getting Things Done (GTD). A principios del mes, entrevisté a David Allen con un ojo en miras a determinar cómo se mantiene saludable. Apartes de esa conversación:

Bob Walsh: Quería enfocarme en tres cosas que van juntas: estrés, trabajo ‘online’ y GTD. Parte de la motivación de este artículo son el ataque al corazón al que Om Malik’s sobrevivió y el ataque al corazón al que Mark Orchant’s no. Usted dirige un negocio considerable y viaja constantemente… y también maneja un negocio en la red y fuera de ella… ¿cómo se mantiene saludable?

David Allen: No tengo una respuesta fácil para eso, pero no seré superficial. Podría decir que con suficiente café, suficiente alcohol y suficiente humor usted puede manejar cualquier cosa. Pero, eso no es verdad realmente. En gran medida, algunas veces lo olvido porque hace parte de mi estilo de vida pues practico lo que predico. He logrado eliminar o, de ciertamente, llevar a niveles manejables, la fuente de mayor estrés para la mayoría de trabajadores del conocimiento (knowledge workers), lo cual es básicamente sacar todo de mi cabeza y gestionar sistemas externos para que así mi ‘cerebro ampliado’ se mantenga bastante intacto y actualizado. Eso libera una gran cantidad de atención. Creo que en gran medida es lo que me mantiene bien, aunque no es lo principal.

Francamente, no me gusta sentirme tenso, por lo tanto, mucho de GTD fue creado porque no me gustaba la clase de presión que ese tipo de cosas creaba, así que pasé largo tiempo refinando el cómo deshacerse de eso. Realmente, es más fácil si usted está lidiando con estrés físico. Si está cortando madera, es más fácil lidiar con eso que hacer frente a las mismas cosas acerca de su mamá una y otra vez, o sobre el plan estratégico, o sobre las factura que tiene por pagar. Estas no lo golpean hasta sangrar físicamente, pero es ese desgaste sicológico el que creo que reduce la habilidad para hacer frente a un montón de otras cosas.

Bob: ¿Usted hace ejercicio? Se que estuvo en karate hace muchos años.

David: No tan regularmente como puedo. Hago un poco de yoga y trato de nadar en el gimnasio cuando puedo. A veces eso se hace a un lado cuando estoy de lleno haciendo otras cosas, como escribiendo mi manuscrito para mi libro ahora. Muchas cosas se han sacrificado cuando tengo que hacerlo de esa manera. Tengo un estilo de vida bastante activo: paseo los perros, subo a los aviones, todo ese trabajo. Sabe, uno de mis más grandes “Ajás!” que fue una sorpresa para mi, fue la nutrición. No pensé que sería gran cosa. He vivido una vida de eliminación, sólo “abra la boca e inserte comida”. En el viaje que estaba haciendo en mi vida, pensé que si me ejercitaba lo suficiente, eso bastaría.

Me sorprendí mucho de como casi fortuitamente descubrí un naturópata, un nutricionista que conocí al que mi esposa y yo acudimos justo antes de publicar “Getting Things Done”. Para hacer la historia corta, eso fue finalizando 2000, como siete u ocho años atrás, descubrí un programa nutricional que hizo una gran diferencia. Desde entonces, he reducido a casi cero los resfriados y la gripe. Me permite una energía más estable, creo, que los picos, altos y bajos que había estado experimentando antes.

Bob: ¿Quién es esta persona?

David: Un tipo llamado D’Adamo, James D’Adamo. El está en sus setentas, creo. El y su hijo [Peter], hicieron los libros “Coma bien según su tipo”. Su gran descubrimiento durante los últimos 20-30 años fue qué tanto su tipo de sangre afecta su metabolismo y su habilidad de procesar varios tipos de alimentos diferentes.

De cualquier forma, no se qué tanto de eso puede llegar a tal detalle, pero ese fue un gran “Ajá!” El típico consejo nutricional de la medicina alternativa es, si usted ha eliminado el azúcar, el trigo y los lácteos, probablemente se sentirá mejor. Yo no he eliminado esos; claro, reducirlos ha hecho una gran diferencia en términos de mi energía. Creo, probablemente, que una clave primordial no es tanto hacer cosas para relajarse, es simplemente hacer cosas que sobre una base permanente le permitan, a su constitución y su sistema, ser más fuerte y no fatigado, de tal forma que usted pueda atacar todo el estrés que llega a usted con una mejor constitución. Esa es probablemente la clave.

Bob: Aún no conozco alguien que pase la mayoría de su tiempo trabajando en la red, que no esté estresado. ¿Hay algo acerca de ser un trabajador de la red que es más estresante que ser un trabajador de oficina?

David: No lo creo, Bob. No lo se porque no soy un trabajador de la red, por lo tanto, sería difícil para mi hablar desde la experiencia. Creo que hay factores, Podría estar adivinando así como usted lo haría, no puedo hablar con autoridad sobre eso. Es como los escritores que a menudo se ven altamente estresados porque, ¿qué tan bueno se puede ser? siempre puede ser más, tiene que ser bueno y todo el mundo estará atento. Es algo muy, muy visible y, obviamente, le está poniendo su firma, todo el mundo lo conocerá por eso.

Luego, también hay plazos. No creo que sea muy diferente de cualquier autor o artista que trabaja con un plazo, porque usualmente hay un alto perfeccionismo trabajando dentro de todo eso.

Bob: En una palabra, los trabajadores de la red tienden a combinar el tratar con muchas y muchas personas en línea, y realmente menos y menos personas cara a cara. ¿Eso tiene algún efecto, usted cree?

David: Podría, creo que mucho de eso depende de los estilos de personalidad de la gente. Si usted es introvertido, estará más feliz de no encontrarse con la gente cara a cara. Si usted es extravertido, enloquecerá si no puede, de alguna forma, interactuar con la gente. Uno de los problemas que es endémico de la gente de las generaciones más jóvenes que ha crecido con los computadores y el email es que asumen que el email es apropiado como un medio de comunicación para todo.

Pero una de las cosas que hemos aprendido es que si usted trata de comunicar algo que requiere un espectro más amplio de comunicación, dicho con otras palabras, realmente necesito ver su cara cuando le digo algo y cómo responde. De otra forma podría fácilmente malinterpretar lo que está pasando.

Para la gente que está tratando de hacer cosas estratégicas, sensibles o complejas a través del email y es el medio equivocado a usar, es muy fácil quemar un fusible. En términos de estrés, los malos entendidos, el conflicto, la clase de falta de compromiso o la falta de lograr un resultado que puede resultar por eso. Pero eso puede ser más apartado de lo que usted está hablando. Es decir, es un factor con cualquiera que asume que el email es el medio de comunicación preferido. GTD no es, ciertamente, la respuesta a todo para una buena salud. Pero si uno permite que el tipo de estrés que GTD alivia, persista, con seguridad disminuirá su capacidad, como dije, no tendrá una constitución tan fuerte para así poder enfrentar el mundo en una forma saludable. Podría decir que realmente es un factor crítico.

Parte 2, Organízate con Eficacia… en la red »

Enlace: INTERVIEW GTD Author David Allen: Part 1, Health and Stress
Sitio: Web Worker Daily

Si quieres ser felíz (y estoy seguro de que todos lo deseamos), es esencial asegurarse de no caer en los escollos al recorrer el camino hacia la felicidad. Caer en los escollos te hará más difícil ser y mantenerte felíz en la vida.

Por eso es que yo creo que una de las mejores maneras de encontrar la felicidad es aprender sobre los escollos. Entre más conoces sobre las cosas equivocadas a hacer, mejor preparado estarás para hacer las cosas correctas.

Debes estar familiarizado con algunos de los puntos que voy a compartir, pero recordarlos es siempre bueno. De hecho, el proceso de escribir este artículo es una forma de reflejarlo en mi vida y aprender de los escollos que encontrado hasta ahora.

Aquí están las diez cosas que deberías evitar para encontrar la felicidad en la vida:

1. Tratar de complacer a todo el mundo

Esta es una trampa grande. A menudo tememos tanto a las cosas negativas que la gente pueda decir de nosotros que terminamos tratando de complacer a todo el mundo. Pero ese un esfuerzo en vano. No importa que tanto te esfuerces, nunca podrás complacer a todos. Solo terminarás frustrado.  Es mejor que te enfoques en la gente correcta en vez de gastar energía en la gente equivocada.

2. Ser codicioso

Necesitamos dinero para vivir, pero obsesionarse con el dinero nunca nos traerá felicidad. Si mucho, traerá únicamente un placer de corto plazo.

Para encotrar la felicidad verdadera debes aprender a estar contento con tu vida. Estar agradecido por lo que tienes y contar tus bendiciones. Mientras puedes pensar que no tienes suficiente, el hecho es que eres más financieramente que el resto de personas en el mundo

3. Ser celoso

Podría ser difícil ser genuinamente felíz cuando alguien es más exitoso que tú. En tal situación, es fácil ponerse celoso.

¿Por qué pasa eso? Creo que la causa principal es porque te comparas con otros. Cuando te comparas con otros, hay un buen chance de estar orgulloso (cuando estás por encima) o celoso (cuando estás por debajo). Pero debes entender que tienes tu propia carrera que correr. Eres único; tienes tu propia misión. Lo mejor que puedes hacer es ser el mejor que puedas y cumplir tu misión.

4. No perdonar

El perdón es una llave importante para la felicidad. Cuando no perdonas, cargas un peso en tu corazón. Algunas están tan acostumbradas a cargas ese peso que ya ni lo sienten. Pero esta gente no sabe cuanta alegría y felicidad dejan de lado por esto.

Una cosas a notar: no solamente debes perdonar a otros, también debes perdonarte a ti mismo. Tal vez cometiste errores en el pasado por los cuales no te puedes perdonar. Pero comprende que nadie es perfecto. Todos cometemos errores así que perdónate y empieza de nuevo.

5. Descuidar tus pasiones

¿Qué te emociona en la vida? Todos tenemos una pasíon. De hecho, creo que todo el mundo tiene múltiples pasiones. Gastar el tiempo en tus pasiones te dará felicidad, sin duda, pues estás haciendo aquello para lo que tienes talento. De otra parte, descuidar tus pasiones, te hará vivir por debajo de tu potencial.

6. Ser oportunista

Debes buscar oportunidades pero no debes ser oportunista. Si simplemente caes sobre todo aquello que te parece interesante, no tendrás la constancia para seguir tu verdadera misión. Tu felicidad será una función de la situación y podrías montarte en una montaña rusa emocional.

En cambio de ser oportunista, trata de pensar estratégicamente sobre la vida. Piensa en el largo plazo sobre cómo te gustaría que fuese tu vida. Ten una visión y se consistente con ella.

7. Pensar sólo en ti mismo

Esta es una gran trampa que nos obstaculiza el camino a la felicidad. Podemos pensar que entre más tiempo gastemos en llenar nuestras necesidades y caprichos, más felices seremos. Eso no es verdad. Al contrario, entre más piensas en ti mismo, más decepcionado estarás. ¿Por qué? Porque entre más piensas en ti mismo, más tendrás para perder. La probabilidad de que algo te decepcionará se incrementa.

8. Ignorar tu conciencia

Tal vez muy profundo en tu corazón sabes cual es la cosa correcta que debes hacer pero lo ignoras. Ese pequeño susurro en tu corazón es esencial para encontrar la felicidad. Es tu conciencia y te dice cual es el proceder correcto. Desafortunadamente, a menudo, nuestra mente racional crea un montón de excusas para no seguir a la conciencia. Toma práctica hacerlo. Todavía fallo en esto, pero estoy aprendiendo.

9. Ser inactivo

Puedes saber que es lo correcto hacer y quieres hacerlo, pero si no lo haces realmente, no te hará ningún bien. Haz lo que debes hacer y no procrastines.

10. No aceptarte a ti mismo

De pronto hay cosas que no te gustan de ti mismo. Quieres ser más alto, más rico o tener un origen diferente.

Cualquier cosa que sea, no puedes hacer nada al respecto. Entonces, en cambio de estar preocupándote por ello, acéptalo y míralo de una forma positiva. Lo que piensas que es una desventaja puede ser realmente tu ventaja. Por ejemplo, tu éxito financiero será más inspirador si tienes un origen humilde que si vienes de la riqueza.

Aprende a gustarte. Solo cuando te sientas bien contigo mismo podrás encontrar la felicidad en la vida.

Si quieres hacer algún aporte a esta lista o si sabes de algún sitio o artículo que la complemente, te invito a escribir en los comentarios.

Enlace: 10 Things to Avoid To Find Happiness in Life
Sitio: Life Optimizer

Sobre lo difícil que fue y el motivo para hacerlo, describe:

Al ser un programador para web, estoy constantemente en línea. Vivo y muero por el email, y el Internet es mi lugar de trabajo. Pero el peligro de tener el “lugar de trabajo” en casa es grande. Es muy fácil mezclar negocios con placer, especialmente cuando se usa la misma herramienta para las dos cosas. Puedo, fácilmente, dejar que mi mente me engañe al pensar que “necesito” chequear mi email y muy rápidamente estoy navegando por buenos videos en YouTube. El Internet ha hecho un muy buen trabajo al integrar, sin problemas, todos los aspectos de la vida en un teclado, un ratón y un monitor; haciendo increíblemente difíficil mantenerse enfocado y en-la-tarea mientras se está en línea. Se debe tener el poder mental de un ninja para terminas las tareas y ser realmente productivo.

Lo que encontró luego del experimento, fue lo siguiente:

Menos es más

Leí un articulo escrito por Steve Pavlina acerca de su teoría sobre trabajar menos para hacer más. Esencialmente, su mente se enfocará más si sabe que sólo puede trabajar en algo por un cierto número de horas. Cuando sabe que no se puede dar el lujo de relajarse, mete el siguiente cambio y sorprendentes resultados le siguen.

Lo mismo es verdad con mi estudio. Cuando sabía que el computador estaría apagado a la misma hora todos los días, mi productividad se ha disparado a nuevos niveles. Ahora que solo tuve una camtidad de tiempo limitada, tenía que sacar el máximo provecho. Tenía que planear y trabajar únicamente en las cosas más importantes que debían ser hechas ese día.

Al trabajar menos, también encontré que estaba más fresco y con ganas de trabajar al día siguiente. La anticipación de las cosas sobre las que tenía que trabajar era mucho mayor y podía planear más la noche anterior sobre lo que iba a hacer el día siguiente. Con la combinación de planeación meticulosa y anticipada de lo que “tenía” que hacer al día siguiente, disfrutaba mucho más el trabajo.

Adicionalmente explica como esto también lo llevó a mejorar la calidad del sueño y también su vida social.

Creo que esta situación es más común de lo que creemos (si no, que levante la mano el que no ha entrado a FaceBook mientras está “trabajando”); los computadores y la Internet han permitido que podamos realizar cualquier cantidad de actividades sentados frente a esta pantalla; tantas que la gente que está a nuestro alrededor llega a pensar que tenemos una “adicción” a los computadores (¿será que si?). Anteriormente, cuando los computadores portátiles no eran tan populares, pues había cierta “facilidad” para dejarlo de lado (pues usábamos los de escritorio, en la oficina) y realizar el trabajo. Creo que es un buen hábito a cultivar, en aras de la productividad, la buena salud, una vida social más rica y una familia más unida.

Enlace: The 5 Day PM Computer Fast: Why I Got More Done In Less Time.
Sitio: LifeDev | Empowering Creative People.

Los dejo con la traducción (libre):

Antes de que haga click en ‘enviar’ en ese siguiente email, tal vez debería ejecutar la siguiente lista de verificación, para estar seguro:

1. ¿Está dirigido a una sola persona? (Si su respuesta es si, pase al #10)
2. Ya que va dirigido a un grupo, ¿he pensado quién está en mi lista?
3. ¿Van en copia oculta (CCO)?
4. ¿Cada persona de la lista pidió estar incluída?
5. O sea que si no les mandara éste mensaje, ¿se quejarían por no haberlo hecho?
6. Vea el #5. Si son de los que no se quejarían, ¡sáquelos de la lista!
7. Eso significa, por ejemplo, que mandar mensajes a una lista de blogueros, sólo porque tienen blogs, no está bien.
8. Además: la definición de el ‘marketing del permiso’: Mensajes anticipados, personales y relevantes enviados a gente que realmente los quiere recibir. En ninguna parte dice algo de usted o sus necesidades como emisor. Probablemente no es de mi incunbencia, pero únicamente le informo como me siento. (Y como se sienten sus prospectos).
9. ¿El email viene de una persona real? Es decir, si presiono ‘responder’ ¿obtendré una nota de respuesta de esa persona? (si no es así, por favor cámbielo).
10. ¿Me he escrito con esta persona antes?
11. ¿Seguro? ¿Han contestado? (si no, reconsidere el mensaje).
12. Si es un simple mensaje, y está seguro de que es bienvendio, y está seguro de que no es spam, entonces no se disculpe. Si se tiene que disculpar, entonces si, es spam, y su nombre recibirá la mala reputación que merece.
13. ¿Estoy disgustado? (De ser así, guarde como borrador y vuelva al mensaje en una hora).
14. ¿Podría hacer esto mejor con una llamada telefónica?
15. ¿Estoy mandando ‘copia oculta’ a mi jefe? De ser así, ¿qué pasaría si el destinatario se entera?
16. ¿Hay algo en este mensaje que no quiero que el fiscal general, los medios o mi jefe vean? (Si es así, presione ‘borrar’).
17. ¿Hay alguna parte del mensaje en mayúsculas sostenidas? (Si es así, considere cambiar esto).
18. ¿Está en letra negra a un tamaño normal?
19. ¿Tengo mi información de contacto al final? (Si no, considere agregarla).
20. ¿He incluído la linea, “Por favor salve al planeta. No imprima este mensaje”? (Si es así, por favor borre la línea y considere un trabajo como guarda-bosques o sobrecargo).
21. ¿Podría este mensaje ser más corto?
22. ¿Hay alguien a quien envío este mensaje que podría dejar fuera de la lista?
23. ¿He adjuntado archivos muy grandes? (Si es así, busque en google algo como ‘enviar archivos grandes’ y considere sus opciones).
24. ¿He adjuntado archivos que funcionaría mejor en formato PDF?
25. ¿Hay algún o cualquier otro emoticon involucrado? (Si es así, reconsidérelo).
26. ¿Estoy reenviando la dirección de correo electrónico de alguien? (Si es así, ¿estarían felices si se dieran cuenta?).
27. ¿Estoy reeviando algo sobre religión (la mía o la de alguien más)? (Si es así, bórrelo).
28. ¿Estoy reenviando algo sobre un virus mundial, algún esfuerzo de caridad o cualquier otra falsa alarma potencial? (Si es así, visite snopes y verifique si es verdad).
29. ¿Presioné ‘responder a todos’? Si es así, ¿me alegro de haberlo hecho? ¿Será que ‘toda’ la gente de la lista necesita ver el mensaje?
30. ¿Estoy citando el texto original en alguna forma que ayude? (Enviar un mensaje que lo único que dice es “si” no es de ayuda).
31. Si es un comunicado de prensa, ¿estoy seguro de que el destinatario estará encantado de recibirlo? O estoy tomando ventaja de la naturaleza asimétrica del correo electrónico de ser gratis de enviar comparado con lo caro que sale el tiempo invertido en leerlo o borrarlo?
32. ¿Hay alguna clase de pequeñas criaturas animadas en el pie de página de este mensaje? ¿Adorables gatitos? ¿Especies amenazadas de algún tipo?
33. Bonus: ¿Hay alguna anotación legal larguísima al final del mensaje, por qué?
34. Bonus: ¿La línea ‘asunto’ hace fácil entender lo que se espera y permitirá archivar el mensaje apropiadamente?
35. ¿Si tuviera que pagar 42 centavos de dólar para enviar este mensaje, lo enviaría?

Lo anterior es mucho más que ‘email etiquette’, ¿verdad que si?

Vínculo: email checklist

A principios del año, a través de uno de los blogs que suelo leer, llegué al Canal Oficial de Google en YouTube en donde publican un vídeo con una charla que da David Allen sobre GTD ‘Getting Things Done’, —la famosa metodología para ‘Máxima productividad personal sin estrés’— que podemos encontrar en su libro en Español bajo el título ‘Organízate con Eficacia’. El título que da Google a esta conferencia, en traducción libre, es: "GTD y las Dos Claves para Mantener una Vida y Estilo de Trabajo Saludables".

La charla, de 45 minutos, es una oportunidad única de ver al propio David Allen hablando sobre el tema. Dada la importancia y el hecho de que la charla es en inglés, quiero hacer un repaso un tanto detallado de los aspectos que trata Allen allí.

Vamos al grano…

Ideas Introductorias

• Todos hacemos cosas: No es que la gente no haga nada, no, es la forma como asumimos los compromisos y como los llevamos a cabo.
• Tomando como ejemplo un mensaje de correo electrónico: tenemos que tomar la decisión sobre cuál es el compromiso de ese mensaje y cuál es la acción siguiente a realizar.
• El cerebro no está diseñado para mantener compromisos: si se es muy bueno, recordamos nueve, en promedio son seis o siete cosas por hacer o compromisos que podemos recordar y manejar. Debemos sacar los compromisos fuera de nuestro cerebro en un sistema en el que podamos confiar.
• Los sistemas nunca podrán decirle qué hacer: No hay un sistema que le diga: "Oye, tienes que llamar a…"
• No es la sobrecarga de información lo que nos mata: de ser así, entraríamos a una biblioteca y moriríamos. Lo que nos mata es la sobrecarga del significado potencial que tiene para nosotros toda la información que recibimos.
• ¿Qué es trabajo?: Cualquier cosa que usted quiere hacer, que no ha hecho aún. No hay diferencia entre lo personal y el trabajo, todo son compromisos; comprar la comida del gato o mirar el plan estratégico de la compañía.

Esbozo de la charla

• GDT como un arte marcial.
• Los dos aspectos de la auto-gestión: control y perspectiva.
• El modelo GTD.
• El fenómeno GTD.

GTD como un arte marcial

• Allen define GTD como el arte marcial de la vida y el trabajo. Un arte marcial tiene que ver con la sorpresa, la forma como se maneja una situación sorpresiva y la rapidez de respuesta.
• "La mente como el agua": Respuesta perfectamente apropiada a, y en participación con lo que se presente. Pone como ejemplo la respuesta del agua en un pozo cuando se le tira una piedra; la piedra entra al agua, esta responde, crea ondas y vuelve a la calma. No hay diferencia si es una piedra pequeña o una gran roca, ésta entra, el agua responde —sin mayor resistencia— crea las ondas, ahora más grandes y vuelve a la calma.
  • Nuestra capacidad de generar poder, es directamente proporcional a nuestra capacidad de concentración.
  • Nuestra capacidad de concentración es directamente proporcional a nuestra capacidad de eliminar distracciones.
  • La distracción viene de compromisos mal gestionados.
  • Nuestra mente está limitada en su capacidad de gestionar compromisos porque es minusválida en su capacidad de recordar y acordarse.
  • Pero… hasta no encontrar un mejor sistema, la mente no dejará este trabajo.
• Usualmente, hay una proporción inversa entre la cantidad de cosas que se tienen en la cabeza y la cantidad de ellas que se están haciendo.
• Si no damos atención apropiada a lo que tiene nuestra atención, esto tomará más atención nuestra de lo que realmente merece.
• Para poder sacar las cosas de nuestra mente, debemos saber que:
  • Hemos interpretado, aclarado y organizado nuestros compromisos, en todos los horizontes, y
  • Nos comprometeremos conscientemente con ellos tan a menudo como sea necesario.
• Nuestra capacidad de centrarnos nuevamente, rápidamente, en las cosas precisas en el horizonte preciso es la técnica maestra del ‘Entrenamiento en el Trabajo de Conocimiento’

Los dos aspectos de la auto-gestión: control y perspectiva

• Control: Participación enfocada y consciente, atenta de todas las opciones en cualquier momento y lugar.
• Perspectiva: Alineación y claridad acerca de las decisiones, direcciones y prioridades. La perspectiva es el bien más resbaladizo y valioso; por lo tanto, los métodos para mantener la perspectiva son nuestras más importantes herramientas.

Matriz de la auto-gestión

Cuadrante 1 – Reactivo (Reactor)

Poca perspectiva, poco control. Estamos frente al reactivo, siempre manipulado por lo urgente y más sobresaliente. Es aquel que sale de una reunión con mil cosas por hacer, programar y organizar, se bloquea.

Cuadrante 2 – Micro Gerente (Micro Manager)

Alto control, poca perspectiva. Es el que reorganiza un escritorio evadiendo una difícil llamada por hacer. Va al detalle, tiene demasiado control, demasiada estructura y carece de flexibilidad.

Cuadrante 3 – Loco hace-todo (Crazy Maker)

Alta perspectiva, poco control. Aquel con muchas ideas, muchos pensamientos, quiere hacer de todo. Pero no tiene conciencia del tiempo y los recursos. Muchos de los que no quieren hacer GTD, son ‘Crazy Makers’, pensando, erróneamente, que GTD se trata de mucho control, que se van a convertir en Micro Gerentes, y no quieren eso.

Cuadrante 4 – Capitán y Comandante (Master & Commander)

Alta perspectiva, alto control. El cuadrante ideal. Como ejemplo menciona el típico jefe que uno no ha visto en dos semanas, que entra a nuestra oficina y pregunta justamente por aquello de lo que no nos hemos hecho cargo o salió mal. Lo tienen en sus entrañas. Este cuadrante es un punto intermedio entre estructura y libertad.

El modelo GTD

El lograr perspectiva y control es lo que nos permite identificar los momentos en que ‘soltamos la pelota’ del GTD y así mismo los momentos para retomarla nuevamente.

Dominando el flujo de trabajo (Control)

Las cinco claves para adquirir control:

1. Recopilar: Cualquier cosa que tiene algún sentido o significado potencial para mi, todo lo que esté en proceso. Esto toma, en promedio, seis horas para ejecutivos de nivel medio y alto.
2. Procesar: Aclarar qué es lo que todo eso —lo recopilado— significa. Mucha gente no mira sus agendas o sus listas porque saben que allí hay muchas cosas sobre las que no han decidido, no han aclarado qué es lo que hay allí, cuál es el compromiso a adquirir.
3. Organizar: Poner todo aquello en el contexto correcto, programarlo para hacerlo cuando se tengan la energía y los recursos disponibles. Es la única manera de sacarlo de la mente, de lo contrario, seguirá volviendo a la cabeza.
4. Revisar: Luego de tener todo organizado, hay que mantener el sistema vivo, actualizado; es la única forma en que se vuelve confiable y nos permite permanecer relajados. Un sistema funcionando nos permite mantener la mente libre y enfocada en el ahora.
5. Hacer: Es claro, hacer la tarea, participar.

Horizontes de enfoque (Perspectiva)

Los seis niveles de trabajo:

1. 50,000 pies: Propósito, principios, valores.
2. 40,000 pies: La visión, objetivos de largo plazo que nos ayudan a lograr el propósito.
3. 30,000 pies: Metas y objetivos. Lo que tengo que hacer para lograr la visión.
4. 20,000 pies: Áreas de enfoque y responsabilidad. Las cosas que debo mantener: salud, relaciones, espiritualidad, etc.
5. 10,000 pies: Proyectos. Cualquier cosa que quiero terminar, que tiene como duración unos cuantos meses, y que necesita más de una acción.
6. Pista de aterrizaje: Las acciones siguientes. Todo lo que tengo que hacer, ahora mismo.

Los horizontes de enfoque se trabajan de abajo hacia arriba. Empezamos con las acciones del ahora (comprar comida para el gato) y de ahí hacia arriba. Mucha gente no llega a pensar a 40,000 pies. No es que no llegue, es que no es de su interés en el preciso momento. Con el tiempo, se llegará.

Los viejos modelos (porqué no funcionan)

• Solo se ocupan de un aspecto. Sólo perspectiva o sólo control
• No están completos. Toman únicamente lo más importante. Claro y luego, comprar la comida para el gato tomará medio día porque lo olvidamos. Tratan de ir de arriba hacia abajo en los horizontes de enfoque. No está todo en el sistema, no es confiable porque todo vuelve a la cabeza.
• Comprimen los modelos. Tratan de hacerlo todo al mismo tiempo: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. También comprimen los horizontes de enfoque.
• Están desconectados de la realidad. Quieren hacernos revisar la Visión cuando tenemos un millón de cosas por hacer. Hay que liberar/aclarar la mente.
• Eran dependientes del sistema. Todo dependía exclusivamente del sistema presentado.

El fenómeno GTD

Cómo se me ocurrió todo esto (habla David Allen)

• Necesitaba un mejor trabajo.
• Soy perezoso. Tan perezoso que me inventé un sistema en el que, si tenía un pensamiento, lo tuviese una sola vez; a menos de que fuese placentero.
• Soy encantado con los procesos eficientes.
• Valoro el espacio libre/limpio. Un espacio desde el que es más fácil operar. Puedo manejar bien las sorpresas. No es lo mismo que llegue una sorpresa cuando tengo cero mensajes en mi bandeja de entrada a que llegue cuando tengo tres mil mensajes por procesar.

¿Se marchita GTD?

Plantea las siguientes incógnitas, provenientes de lo que ya está experimentando con la metodología a nivel mundial:

• ¿Se convertirá un estándar en la cultura corporativa?
• Educación. ¿Es momento para la "Inteligencia Mental"?
• ¿Se disuelve el mito Trabajo -vs.- Vida?
• ¿Práctica aceptada y asumida?

Eso es todo amigos. Un tanto largo pero muy refrescante. Como lo dice él mismo: "No es un prerrequisito haber leído el libro, pero aquellos que lo han leído y han adoptado el sistema, entenderán porqué funciona, porqué soltamos la pelota y cómo es que retomamos GTD".

Comentarios, sugerencias y aportes son bienvenidos.