Mi herramienta principal es el correo electrónico, he usado varios clientes para su gestión, desde Eudora, pasando por Outlook Express (ahora Windows Live Mail), Outlook, Thunderbird, etc. hasta llegar finalmente a Gmail y luego de estar encantado con esta aplicación, a implementar Google Apps para mi dominio empresarial.

Todas las tareas inherentes a mi trabajo se crean dentro del correo electrónico. Muy pocas vienen por otro lado, y cuando lo hacen, dan origen a un mensaje de alguna forma así que allí es donde concentro toda mi labor.

Conozco la metodología GTD desde hace unos años y aún lucho por encontrar mi flujo de trabajo perfecto, siempre ajustando, haciendo cambios, adaptándolo a mis necesidades. Por algún tiempo utilicé herramientas para GTD como ThinkingRock, GTD TiddlyWiki, Evernote en sus anteriores versiones, listas simples en archivos de texto, etc. Siempre el problema radicaba en que tenía que extraer información de los mensajes de email y pasarlo al sistema que estuviese usando lo que generaba doble trabajo y me dificultaba el rastreo de los proyectos y los mensajes relacionados. Lo mismo sucedía con los archivos adjuntos y el  material de referencia.

Luego de estar con Google Apps por cerca de dos años, he pulido bastante mi trabajo en el mismo y quiero darles a conocer la forma en que trabajo y que me ha permitido, hasta cierto punto, tener un flujo de trabajo cómodo, constante y efectivo para el desarrollo diario de mis labores.

Etiquetas

Mi forma de trabajar está basada 100% en el uso de los labels o etiquetas los cuales he separado en grupos con un prefijo, seguido de la etiqueta como tal. En este sentido:

PO: Todo mi trabajo gira alrededor de las órdenes de compra, luego de todas las gestiones de solicitud de cotización, cotizaciones como tal y revisiones, está la orden de compra, allí se origina realmente todo el proceso con el proveedor y el cliente, de esta forma, es uno de los grupos más importantes y adopta este prefijo ‘PO’ refiriéndose al inglés Purchase Order el cual está seguido del número consecutivo correspondiente.

@: Se refiere a mis contextos pero debido a que mi trabajo está concentrado en el computador, los míos se limitan a:

• @Acciones (todo lo que está por hacer)
• @AlgunDia (equivalente al someday/maybe del GTD)
• @Diferido (para cualquier asunto a revisar en otra ocasión)
• @EnEspera (para todo lo que está en manos de mis colegas o delegado a mi equipo de trabajo)
• @Próximas (la principal, lo que contiene las siguientes acciones, el trabajo pendiente inmediato)

#: Los anteriores contextos en si solos no me son de mucha ayuda así que los complemento con etiquetas con el prefijo ‘#:’ (aparecen después de los contextos ‘@’ pero antes de los pedidos ‘PO:’ y me ayudan a identificar el estado o punto en el que se encuentra determinado pedido:

• #:xSolicitar (requerimiento de un cliente que aún no se ha procesado)
• #:Solicitado (requerimiento de un cliente que ya ha sido tramitado ante el proveedor)
• #:Cotizado (requerimiento contestado por el proveedor, procesado por nosotros y enviado al cliente efectivamente)
• #:xConfirmar (cotización confirmada por el cliente, posiblemente a convertirse en pedido pero que aún está por confirmar finalmente por el proveedor)
• #:EnProceso (cotización convertida en pedido y que en este punto ya tiene asignado un número ‘PO’ y está en proceso de producción o elaboración por parte del proveedor)
• #:xPagar (pedido que está pendiente de pago)
• #:xEmbarcar (pedido que está próximo a partir de puerto extrajero)
• #:xArribar (pedido que está próximo a llegar a puerto nacional)
• #:Reclamo (pedido en proceso de reclamación por cualquier motivo)
• #:Docs (pedido cuyos documentos están en trámite o han sido enviados para nacionalización)
• #:Comisión (pedido sobre el cual está en proceso el pago de comisión por nuestro trabajo)

Nótese que no tengo una etiqueta que se refiera al pedido como finalizado pues cuando llega a este estado, simplemente elimino todas las etiquetas y dejo únicamente la que lleva el número de pedido la cual conservo por algunos meses a la espera de cualquier reclamo o solicitud inherente a la misma por parte del cliente.

Los tres anteriores grupos conforman el grueso de mi trabajo, sin embargo uso, en menor medida los siguientes grupos:

• C: (se refiere a ‘Clientes’ y va seguido de tres letras que identifican a un cliente en particular)
• P: (como el anterior se refiere a ‘Proveedores’ y va seguido de las tres letras que lo identifican)

Los anteriores existen para los contactos más frecuentes y para todas las comunicaciones que he tenido con un proveedor o cliente específico. Estas etiquetas se añaden automáticamente a los mensajes utilizando los filtros.

• PY: (se refiere a cualquier proyecto del trabajo y va seguido del nombre según sea por ejemplo: nuevos proveedores, estudio de muestras, nuevos productos, viajes, ferias, marcas, imágen corporativa, mercadeo, etc.)
• Ref: (por último un grupo para cualquier material de referencia por ejemplo: catálogos, certificados, viajes, ferias, etc.)

Enláces rápidos

Una muy buena característica de Gmail que me permite tener a la mano las etiquetas de mayor uso o crear búsquedas personalizadas con mis criterios. En mi lista conservo tan solo las tres más importantes para revisión de mis tareas: @Próximas, @Acciones, @EnEspera.

Tareas

Me permite agregar tareas que tienen plazos específicos con fecha, algo que no podía hacer anteriormente y que me obligaba a revisar constantemente todos los contextos para no perderlo de vista o agregarlo al calendario, sin embargo, la utilidad de esta característica es que me permite enlazar el mensaje correspondiente, de esta forma tengo rápido acceso a la acción a realizar.

Google Calendar

Para lo que son específicamente citas (poco frecuentes) o para viajes.

Chat

Muy útil para tratar asuntos rápida e instantáneamente con mi equipo de trabajo. Ahora con voz y video se hace mucho más efectivo. Aquí tengo la posibilidad de incluir clientes y proveedores pero no es fácil tenerlos disponibles en línea. Un problema de cultura y preferencias en el uso de las herramientas de trabajo de cada quien. Aquí es donde viene muy útil Skype, por ejemplo, pero es tema de otro artículo.

Revisar

En todo lo descrito anteriormente está implícito el Recopilar, Procesar y Organizar de la metodología GTD y mal que bien es un proceso relativamente sencillo y fácil de realizar, sin embargo, la parte difícil de mantener el sistema andando es el Revisar y creo que aquí es donde radica el éxito del GTD pues es donde comienza la retroalimentación de todos los pasos anteriores y el reinicio del ciclo. Si se falla en este punto, todo lo anterior no sirve de nada. Puedo tener todas las etiquetas bien puestas, definidas las acciones siguientes, programadas todas los mensajes con plazos pero si no estoy constantemente revisando, el sistema falla y perdemos todo el trabajo previo. Berto Pena de ThinkWasabi tiene un artículo bien interesante para tener éxito con el GTD.

¿Y Google Docs?

Lamentablemente no me acomodo a Google Docs. Me resulta más cómodo trabajar con MS Office o en su defecto con OpenOffice. Igualmente, he dejado de sacar los adjuntos del correo electrónico pues con las etiquetas, y al estar en los mensajes, los tengo siempre a mano dentro de Gmail. Es otra de las ventajas de este sistema.

Conclusión

El GTD en definitiva hay que ajustarlo al contexto y características del trabajo que cada quien realiza. Es difícil pensar que la metodología estándar funcione para todo el mundo, sin embargo, es un punto de partida muy importante para estructurar el trabajo y lograr terminar los tareas de acuerdo con las exigencias a las que cada quien se enfrenta.

Espero que este artículo sirva de inspiración para aquellos quienes, como yo, han querido implementar GTD pero que a su vez tienen su trabajo basado en su mayor parte en el correo electrónico y no han encontrado una solución que se ajuste a sus necesidades. ¡Mucha suerte!

Las aplicaciones que voy a listar han sido probadas y comprobadas sin presentar fallos (a excepción de las que menciono explícitamente como posiblemente problemáticas), algo muy común en las aplicaciones gratuitas para la plataforma Palm. Sin un orden en particular, aquí están:

1. Belltime

Reloj y alarma altamente configurables. En esta versión se pueden configurar cuatro espacios, en cada uno se elige el reloj o alarma a utilizar, hay reloj digital y análogo, alarma diaria, alarma semanal, alarma programada con fecha, cronómetro, y zonas horarias.

Dentro de las configuraciones interesantes para las alarmas está la posibilidad de escoger la acción a realizar cuando la alarma se active,  escoger el sonido, el número de repeticiones que sonará, el intervalo de tiempo entre cada repetición y una característica genial, se puede escoger el rango de volumen desde que la alarma empieza a sonar, hasta que termina, así el despertar se hace suave y progresivo, sin sobresaltos.

2. Colorize

Colorize permite seleccionar diferentes combinaciones de colores para el Treo o la Palm. Su ventajas ventajas sobre la aplicación original instalada en Palm son:

• Tiene muchas más combinaciones de colores.
• Los temas se pueden exportar al memopad, modificar los códigos de color, e importar nuevamente.
• Permite editar los temas actuales en todos sus elementos: formularios, menús, objetos y campos.

Es una aplicación muy recomendada para cambiar el look de cuando en cuando.

3. Converter

Este es un conversor de unidades para, prácticamente, cualquier tipo: aceleración, ángulo, área, densidad, energía, flujo, fuerza, longitud, números, poder, presión, temperatura, velocidad, tiempo, torque, volumen, peso y hasta tallas de ropa y zapatos y consumo de combustible

Es muy fácil de usar, se selecciona el tipo de unidad a convertir en el menú (arriba, a la derecha), se elige la unidad desde donde queremos convertir (en la columna de la izquierda), ponemos el valor y pulsamos sobre la unidad a la cual queremos convertir (en la columna de la derecha).

4. Destaller

De tanto probar aplicaciones, instalar, desinstalar, en ocasiones no queda fácil desinstalar los programas de la Treo (o Palm) completamente. Quedan rastros de bases de datos, librerías y configuraciones que ocupan memoria innecesariamente. Con este pequeño programa es realmente sencillo hacerlo. Lo que lo hace especial y fácil es que lista todas las aplicaciones en la columna izquierda y los archivos relacionados a la aplicación en la columna derecha, así, al borrar, no quedan restos y estamos seguros de eliminar la aplicación, configuraciones y archivos asociados completamente.

5. Keycaps600

Esta aplicación es simple, nos evita usar la tecla de función (la tecla azul) que se usa para escribir símbolos, y la tecla de cambio (shift) que se usa para bloquear mayúsculas. Es configurable a gusto del usuario pero su uso predeterminado es: al teclear una vez, da la letra, al teclear seguido dos veces, da el número o símbolo de la tecla y, al sostener la tecla oprimida, da la opción de mayúscula. A quienes quienes usamos tildes y la letra ñ es nos quedan debiendo dicha opción, pues no existe y debemos seguir usando la tecla alt para acentos (tildes)  y caracteres especiales.

6. Minitones

Esta es una de mis favoritas. Originalmente, la Treo no permite usar archivos .MP3 para ser usados como ringtones. Minitones revisa la tarjeta de memoria SD en busca de archivos .MP3 y ofrece la opción de importarlos, cambiarles el nombre y recortarlos a gusto para después usarlos como ringtones. Genial y muy fácil de usar. También permite ingresar a las preferencias de sonido de la Treo directamente desde la aplicación.

7. LEDOff

Tal vez la primera utilidad que instalé. Aquella luz verde centelleante como la de un avión me parece bastante molesta. Esta aplicación permite elegir los eventos que se acompañen con señal luminosa. Personalmente, deshabilito las siguientes:

• Para Signal, deshabilito In coverage.
• Para Battery, deshabilito Charging y Topping off

8. Fieldplus

Otra muy buena aplicación. Una de las tediosas tareas en una Treo es seleccionar texto, copiar y pegar. Para eso hay que usar el stylus y no se tiene muy buena precisión.

Esta aplicación, a la que se accede a través del botón de preferencias de la Treo (aparece como una opción allí) permite usar la tecla de cambio (shift) en conjunto con las teclas de navegador para seleccionar texto y luego de esto, la tecla del centro para ejecutar acciones: seleccionar palabra, línea o párrafo, copiar, cortar y pegar. Supremamente útil y recomendada.

9. Soundrec

Otra de las primeras aplicaciones que instalé. Venía de usar una Palm Zire 72 la cual tiene incorporada la función de grabar notas de voz. Grande fue mi sorpresa cuando me di cuenta de que la Treo 650 no tiene esta función.

Al rescate sale Soundrec, permite grabar las notas de voz y personalizar algunas funciones como el volumen de grabación y reproducción, y opción de grabación con una sola tecla. En algunas ocasiones provoca reinicios de la Palm, aparentemente no se lleva bien con algunas otras aplicaciones.

10. Checklist

Una muy conveniente aplicación para llevar listas sencillas.

Aunque no tiene muchas opciones para poner en práctica GTD, hace su trabajo. Permite crear varias listas diferentes y a su vez, categorizarlas. Tiene opciones para exportar las listas, importarlas, copiarlas, purgarlas, etc.

11. CheckBook

No puede faltar una aplicación para hacerle seguimiento a nuestras movimientos de dinero. Este programa es suficiente y completo para ese trabajo. Permite crear varias cuentas, cruzar movimientos entre las mismas, crear categorías, pagos programados, etc.

Yo he creado dos, una en la que llevo mi estado de cuenta de ahorros y otra con la que hago seguimiento al efectivo. Las dos cuentas están relacionadas y así veo a dónde va mi dinero. Permite exportar los movimientos y hacer copias de respaldo.

12. FileProg

Un programa que  provee información detallada de cada archivo contenido en la Treo. Podemos ver el tamaño, el tipo y la fecha de creación. También permite copiar, pegar, eliminar y hasta transmitir via inalámbrica los archivos. Podemos aplicar filtros para encontrar ciertos archivos, crear directorios y lanzar las aplicaciones. Es un complemento para Destaller, mencionada antes.

13. TraceCrash

Esta es sencilla, simplemente lleva un registro de las aplicaciones que causan una caída del sistema operativo de la Palm.

De esta forma, es fácil ubicar aquella aplicación que está causando problemas para borrarla inmediatamente. Muy útil con tanto freeware mal programado que se ve por ahí.

14. BDicty

Este es un lector de documentos. Es usado principalmente para gestionar diccionarios, de todo tipo.

Personalmente tengo instalado uno de términos económicos en inglés, muy útil para mi ocupación en comercio internacional. Se pueden encontrar diccionarios gratuitos en www.beiks.com.

15. SharkMsg

Este es muy útil. Con el se pueden escribir frases predeterminadas para ser enviadas como mensajes de texto cuando, por cualquier motivo, no podemos contestar una llamada. Simplemente se rechaza la llamada, el cuadro de diálogo de SharkMsg se abre, se selecciona la frase apropiada y oprimimos enviar. Tiene también la opción de programar el envío de un mensaje específico como opción predeterminada.

Aún lo estoy probando pues me da la impresión de que aún cuando lo pongo en modo manual, termina enviando mensajes sin solicitarlo. También aparece el cuadro de diálogo al colgar una llamada que yo mismo he hecho (ilógico).

Bueno, creo que eso es todo. La mayoría de gente que veo que usa estos teléfonos inteligentes no sacan el máximo provecho y se limitan al uso de los programas instalados de fábrica o a usarlos exclusivamente como teléfonos.

Pienso contratar el plan de datos dentro de poco (nuevamente) luego de lo cual volveré con otro grupo de aplicaciones como Google Maps, CC Lite (un cliente de mensajería instantánea), coto GPS (un GPS) y otros bastante interesantes.

Comentarios, sugerencias, ampliación de esta lista, etc. pueden incluirlos en los comentarios.

Con todo el correo electrónico descargado (más de 14,000 mensajes con cerca de 1.4 GB) me dispongo a imprimir algunos mensajes que necesito tener en papel. Teniendo en cuenta que los mensajes se tornan bastante extensos entre respuesta y respuesta (otro tema a tratar en otro artículo), me encuentro con una desagradable sorpresa al notar que Outlook 2007, en su cuadro de diálogo para impresión, no incluye una opción para imprimir únicamente la primera página del mensaje. No, no, no, no puede ser, debe estar en alguna parte… pues no, no hay. Obvio, voy a la Internet y busco el tema, una consulta bastante popular por demás y… todas las ’soluciones’ involucran varias acciones antes de imprimir: enviar a pdf, enviar al navegador, editar el mensaje, reenviarlo, etc.

En el sitio de ayuda y soporte de Microsoft se encuentra un artículo bajo el Id. 924141 que hace referencia al tema, no de manera exacta, pero se refiere al hecho de tratar de imprimir una página o un intervalo de páginas en Outlook 2007. Sobre el síntoma y la solución dice:

Síntomas

Intenta imprimir un intervalo de páginas de un mensaje de correo electrónico con formato HTML en Microsoft Office Outlook 2007. Sin embargo, no hay ninguna sección Intervalo de páginas en el cuadro de diálogo Imprimir. Por tanto, no puede imprimir un intervalo de páginas. Sólo puede imprimir el mensaje entero.

Solución

Para evitar este problema, puede copiar la sección del mensaje de correo electrónico con formato HTML que desea imprimir, pegar este texto en Microsoft Office Word 2007 e imprimir el mensaje.

O bien, puede guardar el mensaje de correo electrónico como un documento Archivo de documento portátil (PDF) o Especificación XML en papel (XPS) e imprimir estos documentos desde el programa adecuado.

Nota: para obtener más información acerca de cómo guardar mensajes de Outlook 2007 como un documento PDF o XPS, vea el tema “Novedades en Microsoft Office Outlook 2007″ en la Ayuda de Outlook 2007.

Para guardar un mensaje de correo electrónico como un documento PDF o XPS, siga estos pasos:

1. Haga clic en el Botón de Microsoft Office, seleccione Guardar como y haga clic en PDF o XPS.
2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para el libro.
3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF o en Documento XPS.
4. Si desea abrir el archivo inmediatamente después de guardarlo, haga clic para activar la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar. Esta casilla de verificación sólo está disponible si tiene un lector de PDF o un visor de XPS instalado en el equipo.
5. Junto a Optimizar para, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión).
6. Haga clic en Aceptar y, después, haga clic en Publicar.

Para ver un archivo PDF, debe tener un lector de PDF instalado en el equipo. Uno de estos lectores es Acrobat Reader. Este lector está disponible en Adobe Systems. Para obtener más información acerca de Acrobat Reader, visite el siguiente sitio Web:

http://www.adobe.com/es/ (http://www.adobe.com/es/)

Para ver un archivo en formato XPS, debe tener un visor. Puede descargar un visor gratuito en la página Descargas de Microsoft Office Online. Para ello, visite el siguiente sitio Web de Microsoft:

http://office.microsoft.com/es-es/officeupdate/default.aspx

Como podrán observar, estas ‘soluciones‘ no son tal, son alternativas, posibles sí, pero nos hacen perder bastante tiempo.

Es increíble que un producto actual como Outlook 2007 no incluya esta opción. No me imagino la cantidad de papel desperdiciado en las oficinas de todo el mundo como resultado de este detalle.

Yo, de momento, trabajaré así y veré como me va pues generalmente no suelo imprimir mis mensajes. Ahora estoy tan acostumbrado a la facilidad de uso de la interfaz de Gmail que no se si logre acostumbrarme al Outlook nuevamente, ya veremos.

Si alguno de ustedes ha logrado solucionar este inconveniente con una alternativa rápida y simple, por favor publicarla en los comentarios.

• El software es freeware y software libre principalmente.
• La selección de los programas es muy cuidadosa por lo que rara vez un programa descargado de este sitio es malo.
• Tiene al día las últimas actualizaciones y las versiones beta.
• Provee una pequeña aplicación, que no necesita instalación, llamada Update Checker que al correr, revisa el computador en busca de los programas instalado e informa cuáles tienen actualizaciones disponibles en el sitio; así mismo, informa si hay versiones beta disponibles e informa sobre ellas en una sección independiente.
• Ofrece enlaces a las versiones anteriores de los programas en caso de que alguna actualización no se comporte según lo esperado.

Aunque el sitio está en inglés, es fácil de navegar e identificar los programas a descargar. Estaremos recomendando algunas aplicaciones de este sitio en próximas entregas.

Los dejo con el enlace:

1. ga – Abre la vista de ‘todos los items’
2. gs – Abre la vista de ‘items marcados con estrella’
3. gu – Abre un diálogo desde el cual puedes seleccionar el sitio que quieras
4. gt – Abre un diálogo desde el cual seleccionas una etiqueta y te presenta todos las entradas bajo dicha categoría
5. s – Le pone estrella a un item o post
6. n – Va al siguiente item
7. p – Va al item anterior.
8. r – Refresca la vista actual
9. t – Abre un diálogo para que asignes una etiqueta al item actual
10. Shift+A – Marca todos los items como leídos

Existen más claves de teclado pero estas son las más útiles. Puedes encontrar la lista completa en el FAQ de Google Reader.

Combinación de teclas de atajo [ Google Reader ]