A principios del año, a través de uno de los blogs que suelo leer, llegué al Canal Oficial de Google en YouTube en donde publican un vídeo con una charla que da David Allen sobre GTD ‘Getting Things Done’, —la famosa metodología para ‘Máxima productividad personal sin estrés’— que podemos encontrar en su libro en Español bajo el título ‘Organízate con Eficacia’. El título que da Google a esta conferencia, en traducción libre, es: "GTD y las Dos Claves para Mantener una Vida y Estilo de Trabajo Saludables".

La charla, de 45 minutos, es una oportunidad única de ver al propio David Allen hablando sobre el tema. Dada la importancia y el hecho de que la charla es en inglés, quiero hacer un repaso un tanto detallado de los aspectos que trata Allen allí.

Vamos al grano…

Ideas Introductorias

• Todos hacemos cosas: No es que la gente no haga nada, no, es la forma como asumimos los compromisos y como los llevamos a cabo.
• Tomando como ejemplo un mensaje de correo electrónico: tenemos que tomar la decisión sobre cuál es el compromiso de ese mensaje y cuál es la acción siguiente a realizar.
• El cerebro no está diseñado para mantener compromisos: si se es muy bueno, recordamos nueve, en promedio son seis o siete cosas por hacer o compromisos que podemos recordar y manejar. Debemos sacar los compromisos fuera de nuestro cerebro en un sistema en el que podamos confiar.
• Los sistemas nunca podrán decirle qué hacer: No hay un sistema que le diga: "Oye, tienes que llamar a…"
• No es la sobrecarga de información lo que nos mata: de ser así, entraríamos a una biblioteca y moriríamos. Lo que nos mata es la sobrecarga del significado potencial que tiene para nosotros toda la información que recibimos.
• ¿Qué es trabajo?: Cualquier cosa que usted quiere hacer, que no ha hecho aún. No hay diferencia entre lo personal y el trabajo, todo son compromisos; comprar la comida del gato o mirar el plan estratégico de la compañía.

Esbozo de la charla

• GDT como un arte marcial.
• Los dos aspectos de la auto-gestión: control y perspectiva.
• El modelo GTD.
• El fenómeno GTD.

GTD como un arte marcial

• Allen define GTD como el arte marcial de la vida y el trabajo. Un arte marcial tiene que ver con la sorpresa, la forma como se maneja una situación sorpresiva y la rapidez de respuesta.
• "La mente como el agua": Respuesta perfectamente apropiada a, y en participación con lo que se presente. Pone como ejemplo la respuesta del agua en un pozo cuando se le tira una piedra; la piedra entra al agua, esta responde, crea ondas y vuelve a la calma. No hay diferencia si es una piedra pequeña o una gran roca, ésta entra, el agua responde —sin mayor resistencia— crea las ondas, ahora más grandes y vuelve a la calma.
  • Nuestra capacidad de generar poder, es directamente proporcional a nuestra capacidad de concentración.
  • Nuestra capacidad de concentración es directamente proporcional a nuestra capacidad de eliminar distracciones.
  • La distracción viene de compromisos mal gestionados.
  • Nuestra mente está limitada en su capacidad de gestionar compromisos porque es minusválida en su capacidad de recordar y acordarse.
  • Pero… hasta no encontrar un mejor sistema, la mente no dejará este trabajo.
• Usualmente, hay una proporción inversa entre la cantidad de cosas que se tienen en la cabeza y la cantidad de ellas que se están haciendo.
• Si no damos atención apropiada a lo que tiene nuestra atención, esto tomará más atención nuestra de lo que realmente merece.
• Para poder sacar las cosas de nuestra mente, debemos saber que:
  • Hemos interpretado, aclarado y organizado nuestros compromisos, en todos los horizontes, y
  • Nos comprometeremos conscientemente con ellos tan a menudo como sea necesario.
• Nuestra capacidad de centrarnos nuevamente, rápidamente, en las cosas precisas en el horizonte preciso es la técnica maestra del ‘Entrenamiento en el Trabajo de Conocimiento’

Los dos aspectos de la auto-gestión: control y perspectiva

• Control: Participación enfocada y consciente, atenta de todas las opciones en cualquier momento y lugar.
• Perspectiva: Alineación y claridad acerca de las decisiones, direcciones y prioridades. La perspectiva es el bien más resbaladizo y valioso; por lo tanto, los métodos para mantener la perspectiva son nuestras más importantes herramientas.

Matriz de la auto-gestión

Cuadrante 1 – Reactivo (Reactor)

Poca perspectiva, poco control. Estamos frente al reactivo, siempre manipulado por lo urgente y más sobresaliente. Es aquel que sale de una reunión con mil cosas por hacer, programar y organizar, se bloquea.

Cuadrante 2 – Micro Gerente (Micro Manager)

Alto control, poca perspectiva. Es el que reorganiza un escritorio evadiendo una difícil llamada por hacer. Va al detalle, tiene demasiado control, demasiada estructura y carece de flexibilidad.

Cuadrante 3 – Loco hace-todo (Crazy Maker)

Alta perspectiva, poco control. Aquel con muchas ideas, muchos pensamientos, quiere hacer de todo. Pero no tiene conciencia del tiempo y los recursos. Muchos de los que no quieren hacer GTD, son ‘Crazy Makers’, pensando, erróneamente, que GTD se trata de mucho control, que se van a convertir en Micro Gerentes, y no quieren eso.

Cuadrante 4 – Capitán y Comandante (Master & Commander)

Alta perspectiva, alto control. El cuadrante ideal. Como ejemplo menciona el típico jefe que uno no ha visto en dos semanas, que entra a nuestra oficina y pregunta justamente por aquello de lo que no nos hemos hecho cargo o salió mal. Lo tienen en sus entrañas. Este cuadrante es un punto intermedio entre estructura y libertad.

El modelo GTD

El lograr perspectiva y control es lo que nos permite identificar los momentos en que ’soltamos la pelota’ del GTD y así mismo los momentos para retomarla nuevamente.

Dominando el flujo de trabajo (Control)

Las cinco claves para adquirir control:

1. Recopilar: Cualquier cosa que tiene algún sentido o significado potencial para mi, todo lo que esté en proceso. Esto toma, en promedio, seis horas para ejecutivos de nivel medio y alto.
2. Procesar: Aclarar qué es lo que todo eso —lo recopilado— significa. Mucha gente no mira sus agendas o sus listas porque saben que allí hay muchas cosas sobre las que no han decidido, no han aclarado qué es lo que hay allí, cuál es el compromiso a adquirir.
3. Organizar: Poner todo aquello en el contexto correcto, programarlo para hacerlo cuando se tengan la energía y los recursos disponibles. Es la única manera de sacarlo de la mente, de lo contrario, seguirá volviendo a la cabeza.
4. Revisar: Luego de tener todo organizado, hay que mantener el sistema vivo, actualizado; es la única forma en que se vuelve confiable y nos permite permanecer relajados. Un sistema funcionando nos permite mantener la mente libre y enfocada en el ahora.
5. Hacer: Es claro, hacer la tarea, participar.

Horizontes de enfoque (Perspectiva)

Los seis niveles de trabajo:

1. 50,000 pies: Propósito, principios, valores.
2. 40,000 pies: La visión, objetivos de largo plazo que nos ayudan a lograr el propósito.
3. 30,000 pies: Metas y objetivos. Lo que tengo que hacer para lograr la visión.
4. 20,000 pies: Áreas de enfoque y responsabilidad. Las cosas que debo mantener: salud, relaciones, espiritualidad, etc.
5. 10,000 pies: Proyectos. Cualquier cosa que quiero terminar, que tiene como duración unos cuantos meses, y que necesita más de una acción.
6. Pista de aterrizaje: Las acciones siguientes. Todo lo que tengo que hacer, ahora mismo.

Los horizontes de enfoque se trabajan de abajo hacia arriba. Empezamos con las acciones del ahora (comprar comida para el gato) y de ahí hacia arriba. Mucha gente no llega a pensar a 40,000 pies. No es que no llegue, es que no es de su interés en el preciso momento. Con el tiempo, se llegará.

Los viejos modelos (porqué no funcionan)

• Solo se ocupan de un aspecto. Sólo perspectiva o sólo control
• No están completos. Toman únicamente lo más importante. Claro y luego, comprar la comida para el gato tomará medio día porque lo olvidamos. Tratan de ir de arriba hacia abajo en los horizontes de enfoque. No está todo en el sistema, no es confiable porque todo vuelve a la cabeza.
• Comprimen los modelos. Tratan de hacerlo todo al mismo tiempo: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. También comprimen los horizontes de enfoque.
• Están desconectados de la realidad. Quieren hacernos revisar la Visión cuando tenemos un millón de cosas por hacer. Hay que liberar/aclarar la mente.
• Eran dependientes del sistema. Todo dependía exclusivamente del sistema presentado.

El fenómeno GTD

Cómo se me ocurrió todo esto (habla David Allen)

• Necesitaba un mejor trabajo.
• Soy perezoso. Tan perezoso que me inventé un sistema en el que, si tenía un pensamiento, lo tuviese una sola vez; a menos de que fuese placentero.
• Soy encantado con los procesos eficientes.
• Valoro el espacio libre/limpio. Un espacio desde el que es más fácil operar. Puedo manejar bien las sorpresas. No es lo mismo que llegue una sorpresa cuando tengo cero mensajes en mi bandeja de entrada a que llegue cuando tengo tres mil mensajes por procesar.

¿Se marchita GTD?

Plantea las siguientes incógnitas, provenientes de lo que ya está experimentando con la metodología a nivel mundial:

• ¿Se convertirá un estándar en la cultura corporativa?
• Educación. ¿Es momento para la "Inteligencia Mental"?
• ¿Se disuelve el mito Trabajo -vs.- Vida?
• ¿Práctica aceptada y asumida?

Eso es todo amigos. Un tanto largo pero muy refrescante. Como lo dice él mismo: "No es un prerrequisito haber leído el libro, pero aquellos que lo han leído y han adoptado el sistema, entenderán porqué funciona, porqué soltamos la pelota y cómo es que retomamos GTD".

Comentarios, sugerencias y aportes son bienvenidos.