Mi herramienta principal es el correo electrónico, he usado varios clientes para su gestión, desde Eudora, pasando por Outlook Express (ahora Windows Live Mail), Outlook, Thunderbird, etc. hasta llegar finalmente a Gmail y luego de estar encantado con esta aplicación, a implementar Google Apps para mi dominio empresarial.

Todas las tareas inherentes a mi trabajo se crean dentro del correo electrónico. Muy pocas vienen por otro lado, y cuando lo hacen, dan origen a un mensaje de alguna forma así que allí es donde concentro toda mi labor.

Conozco la metodología GTD desde hace unos años y aún lucho por encontrar mi flujo de trabajo perfecto, siempre ajustando, haciendo cambios, adaptándolo a mis necesidades. Por algún tiempo utilicé herramientas para GTD como ThinkingRock, GTD TiddlyWiki, Evernote en sus anteriores versiones, listas simples en archivos de texto, etc. Siempre el problema radicaba en que tenía que extraer información de los mensajes de email y pasarlo al sistema que estuviese usando lo que generaba doble trabajo y me dificultaba el rastreo de los proyectos y los mensajes relacionados. Lo mismo sucedía con los archivos adjuntos y el  material de referencia.

Luego de estar con Google Apps por cerca de dos años, he pulido bastante mi trabajo en el mismo y quiero darles a conocer la forma en que trabajo y que me ha permitido, hasta cierto punto, tener un flujo de trabajo cómodo, constante y efectivo para el desarrollo diario de mis labores.

Etiquetas

Mi forma de trabajar está basada 100% en el uso de los labels o etiquetas los cuales he separado en grupos con un prefijo, seguido de la etiqueta como tal. En este sentido:

PO: Todo mi trabajo gira alrededor de las órdenes de compra, luego de todas las gestiones de solicitud de cotización, cotizaciones como tal y revisiones, está la orden de compra, allí se origina realmente todo el proceso con el proveedor y el cliente, de esta forma, es uno de los grupos más importantes y adopta este prefijo ‘PO’ refiriéndose al inglés Purchase Order el cual está seguido del número consecutivo correspondiente.

@: Se refiere a mis contextos pero debido a que mi trabajo está concentrado en el computador, los míos se limitan a:

• @Acciones (todo lo que está por hacer)
• @AlgunDia (equivalente al someday/maybe del GTD)
• @Diferido (para cualquier asunto a revisar en otra ocasión)
• @EnEspera (para todo lo que está en manos de mis colegas o delegado a mi equipo de trabajo)
• @Próximas (la principal, lo que contiene las siguientes acciones, el trabajo pendiente inmediato)

#: Los anteriores contextos en si solos no me son de mucha ayuda así que los complemento con etiquetas con el prefijo ‘#:’ (aparecen después de los contextos ‘@’ pero antes de los pedidos ‘PO:’ y me ayudan a identificar el estado o punto en el que se encuentra determinado pedido:

• #:xSolicitar (requerimiento de un cliente que aún no se ha procesado)
• #:Solicitado (requerimiento de un cliente que ya ha sido tramitado ante el proveedor)
• #:Cotizado (requerimiento contestado por el proveedor, procesado por nosotros y enviado al cliente efectivamente)
• #:xConfirmar (cotización confirmada por el cliente, posiblemente a convertirse en pedido pero que aún está por confirmar finalmente por el proveedor)
• #:EnProceso (cotización convertida en pedido y que en este punto ya tiene asignado un número ‘PO’ y está en proceso de producción o elaboración por parte del proveedor)
• #:xPagar (pedido que está pendiente de pago)
• #:xEmbarcar (pedido que está próximo a partir de puerto extrajero)
• #:xArribar (pedido que está próximo a llegar a puerto nacional)
• #:Reclamo (pedido en proceso de reclamación por cualquier motivo)
• #:Docs (pedido cuyos documentos están en trámite o han sido enviados para nacionalización)
• #:Comisión (pedido sobre el cual está en proceso el pago de comisión por nuestro trabajo)

Nótese que no tengo una etiqueta que se refiera al pedido como finalizado pues cuando llega a este estado, simplemente elimino todas las etiquetas y dejo únicamente la que lleva el número de pedido la cual conservo por algunos meses a la espera de cualquier reclamo o solicitud inherente a la misma por parte del cliente.

Los tres anteriores grupos conforman el grueso de mi trabajo, sin embargo uso, en menor medida los siguientes grupos:

• C: (se refiere a ‘Clientes’ y va seguido de tres letras que identifican a un cliente en particular)
• P: (como el anterior se refiere a ‘Proveedores’ y va seguido de las tres letras que lo identifican)

Los anteriores existen para los contactos más frecuentes y para todas las comunicaciones que he tenido con un proveedor o cliente específico. Estas etiquetas se añaden automáticamente a los mensajes utilizando los filtros.

• PY: (se refiere a cualquier proyecto del trabajo y va seguido del nombre según sea por ejemplo: nuevos proveedores, estudio de muestras, nuevos productos, viajes, ferias, marcas, imágen corporativa, mercadeo, etc.)
• Ref: (por último un grupo para cualquier material de referencia por ejemplo: catálogos, certificados, viajes, ferias, etc.)

Enláces rápidos

Una muy buena característica de Gmail que me permite tener a la mano las etiquetas de mayor uso o crear búsquedas personalizadas con mis criterios. En mi lista conservo tan solo las tres más importantes para revisión de mis tareas: @Próximas, @Acciones, @EnEspera.

Tareas

Me permite agregar tareas que tienen plazos específicos con fecha, algo que no podía hacer anteriormente y que me obligaba a revisar constantemente todos los contextos para no perderlo de vista o agregarlo al calendario, sin embargo, la utilidad de esta característica es que me permite enlazar el mensaje correspondiente, de esta forma tengo rápido acceso a la acción a realizar.

Google Calendar

Para lo que son específicamente citas (poco frecuentes) o para viajes.

Chat

Muy útil para tratar asuntos rápida e instantáneamente con mi equipo de trabajo. Ahora con voz y video se hace mucho más efectivo. Aquí tengo la posibilidad de incluir clientes y proveedores pero no es fácil tenerlos disponibles en línea. Un problema de cultura y preferencias en el uso de las herramientas de trabajo de cada quien. Aquí es donde viene muy útil Skype, por ejemplo, pero es tema de otro artículo.

Revisar

En todo lo descrito anteriormente está implícito el Recopilar, Procesar y Organizar de la metodología GTD y mal que bien es un proceso relativamente sencillo y fácil de realizar, sin embargo, la parte difícil de mantener el sistema andando es el Revisar y creo que aquí es donde radica el éxito del GTD pues es donde comienza la retroalimentación de todos los pasos anteriores y el reinicio del ciclo. Si se falla en este punto, todo lo anterior no sirve de nada. Puedo tener todas las etiquetas bien puestas, definidas las acciones siguientes, programadas todas los mensajes con plazos pero si no estoy constantemente revisando, el sistema falla y perdemos todo el trabajo previo. Berto Pena de ThinkWasabi tiene un artículo bien interesante para tener éxito con el GTD.

¿Y Google Docs?

Lamentablemente no me acomodo a Google Docs. Me resulta más cómodo trabajar con MS Office o en su defecto con OpenOffice. Igualmente, he dejado de sacar los adjuntos del correo electrónico pues con las etiquetas, y al estar en los mensajes, los tengo siempre a mano dentro de Gmail. Es otra de las ventajas de este sistema.

Conclusión

El GTD en definitiva hay que ajustarlo al contexto y características del trabajo que cada quien realiza. Es difícil pensar que la metodología estándar funcione para todo el mundo, sin embargo, es un punto de partida muy importante para estructurar el trabajo y lograr terminar los tareas de acuerdo con las exigencias a las que cada quien se enfrenta.

Espero que este artículo sirva de inspiración para aquellos quienes, como yo, han querido implementar GTD pero que a su vez tienen su trabajo basado en su mayor parte en el correo electrónico y no han encontrado una solución que se ajuste a sus necesidades. ¡Mucha suerte!

A principios del año, a través de uno de los blogs que suelo leer, llegué al Canal Oficial de Google en YouTube en donde publican un vídeo con una charla que da David Allen sobre GTD ‘Getting Things Done’, —la famosa metodología para ‘Máxima productividad personal sin estrés’— que podemos encontrar en su libro en Español bajo el título ‘Organízate con Eficacia’. El título que da Google a esta conferencia, en traducción libre, es: "GTD y las Dos Claves para Mantener una Vida y Estilo de Trabajo Saludables".

La charla, de 45 minutos, es una oportunidad única de ver al propio David Allen hablando sobre el tema. Dada la importancia y el hecho de que la charla es en inglés, quiero hacer un repaso un tanto detallado de los aspectos que trata Allen allí.

Vamos al grano…

Ideas Introductorias

• Todos hacemos cosas: No es que la gente no haga nada, no, es la forma como asumimos los compromisos y como los llevamos a cabo.
• Tomando como ejemplo un mensaje de correo electrónico: tenemos que tomar la decisión sobre cuál es el compromiso de ese mensaje y cuál es la acción siguiente a realizar.
• El cerebro no está diseñado para mantener compromisos: si se es muy bueno, recordamos nueve, en promedio son seis o siete cosas por hacer o compromisos que podemos recordar y manejar. Debemos sacar los compromisos fuera de nuestro cerebro en un sistema en el que podamos confiar.
• Los sistemas nunca podrán decirle qué hacer: No hay un sistema que le diga: "Oye, tienes que llamar a…"
• No es la sobrecarga de información lo que nos mata: de ser así, entraríamos a una biblioteca y moriríamos. Lo que nos mata es la sobrecarga del significado potencial que tiene para nosotros toda la información que recibimos.
• ¿Qué es trabajo?: Cualquier cosa que usted quiere hacer, que no ha hecho aún. No hay diferencia entre lo personal y el trabajo, todo son compromisos; comprar la comida del gato o mirar el plan estratégico de la compañía.

Esbozo de la charla

• GDT como un arte marcial.
• Los dos aspectos de la auto-gestión: control y perspectiva.
• El modelo GTD.
• El fenómeno GTD.

GTD como un arte marcial

• Allen define GTD como el arte marcial de la vida y el trabajo. Un arte marcial tiene que ver con la sorpresa, la forma como se maneja una situación sorpresiva y la rapidez de respuesta.
• "La mente como el agua": Respuesta perfectamente apropiada a, y en participación con lo que se presente. Pone como ejemplo la respuesta del agua en un pozo cuando se le tira una piedra; la piedra entra al agua, esta responde, crea ondas y vuelve a la calma. No hay diferencia si es una piedra pequeña o una gran roca, ésta entra, el agua responde —sin mayor resistencia— crea las ondas, ahora más grandes y vuelve a la calma.
  • Nuestra capacidad de generar poder, es directamente proporcional a nuestra capacidad de concentración.
  • Nuestra capacidad de concentración es directamente proporcional a nuestra capacidad de eliminar distracciones.
  • La distracción viene de compromisos mal gestionados.
  • Nuestra mente está limitada en su capacidad de gestionar compromisos porque es minusválida en su capacidad de recordar y acordarse.
  • Pero… hasta no encontrar un mejor sistema, la mente no dejará este trabajo.
• Usualmente, hay una proporción inversa entre la cantidad de cosas que se tienen en la cabeza y la cantidad de ellas que se están haciendo.
• Si no damos atención apropiada a lo que tiene nuestra atención, esto tomará más atención nuestra de lo que realmente merece.
• Para poder sacar las cosas de nuestra mente, debemos saber que:
  • Hemos interpretado, aclarado y organizado nuestros compromisos, en todos los horizontes, y
  • Nos comprometeremos conscientemente con ellos tan a menudo como sea necesario.
• Nuestra capacidad de centrarnos nuevamente, rápidamente, en las cosas precisas en el horizonte preciso es la técnica maestra del ‘Entrenamiento en el Trabajo de Conocimiento’

Los dos aspectos de la auto-gestión: control y perspectiva

• Control: Participación enfocada y consciente, atenta de todas las opciones en cualquier momento y lugar.
• Perspectiva: Alineación y claridad acerca de las decisiones, direcciones y prioridades. La perspectiva es el bien más resbaladizo y valioso; por lo tanto, los métodos para mantener la perspectiva son nuestras más importantes herramientas.

Matriz de la auto-gestión

Cuadrante 1 – Reactivo (Reactor)

Poca perspectiva, poco control. Estamos frente al reactivo, siempre manipulado por lo urgente y más sobresaliente. Es aquel que sale de una reunión con mil cosas por hacer, programar y organizar, se bloquea.

Cuadrante 2 – Micro Gerente (Micro Manager)

Alto control, poca perspectiva. Es el que reorganiza un escritorio evadiendo una difícil llamada por hacer. Va al detalle, tiene demasiado control, demasiada estructura y carece de flexibilidad.

Cuadrante 3 – Loco hace-todo (Crazy Maker)

Alta perspectiva, poco control. Aquel con muchas ideas, muchos pensamientos, quiere hacer de todo. Pero no tiene conciencia del tiempo y los recursos. Muchos de los que no quieren hacer GTD, son ‘Crazy Makers’, pensando, erróneamente, que GTD se trata de mucho control, que se van a convertir en Micro Gerentes, y no quieren eso.

Cuadrante 4 – Capitán y Comandante (Master & Commander)

Alta perspectiva, alto control. El cuadrante ideal. Como ejemplo menciona el típico jefe que uno no ha visto en dos semanas, que entra a nuestra oficina y pregunta justamente por aquello de lo que no nos hemos hecho cargo o salió mal. Lo tienen en sus entrañas. Este cuadrante es un punto intermedio entre estructura y libertad.

El modelo GTD

El lograr perspectiva y control es lo que nos permite identificar los momentos en que ’soltamos la pelota’ del GTD y así mismo los momentos para retomarla nuevamente.

Dominando el flujo de trabajo (Control)

Las cinco claves para adquirir control:

1. Recopilar: Cualquier cosa que tiene algún sentido o significado potencial para mi, todo lo que esté en proceso. Esto toma, en promedio, seis horas para ejecutivos de nivel medio y alto.
2. Procesar: Aclarar qué es lo que todo eso —lo recopilado— significa. Mucha gente no mira sus agendas o sus listas porque saben que allí hay muchas cosas sobre las que no han decidido, no han aclarado qué es lo que hay allí, cuál es el compromiso a adquirir.
3. Organizar: Poner todo aquello en el contexto correcto, programarlo para hacerlo cuando se tengan la energía y los recursos disponibles. Es la única manera de sacarlo de la mente, de lo contrario, seguirá volviendo a la cabeza.
4. Revisar: Luego de tener todo organizado, hay que mantener el sistema vivo, actualizado; es la única forma en que se vuelve confiable y nos permite permanecer relajados. Un sistema funcionando nos permite mantener la mente libre y enfocada en el ahora.
5. Hacer: Es claro, hacer la tarea, participar.

Horizontes de enfoque (Perspectiva)

Los seis niveles de trabajo:

1. 50,000 pies: Propósito, principios, valores.
2. 40,000 pies: La visión, objetivos de largo plazo que nos ayudan a lograr el propósito.
3. 30,000 pies: Metas y objetivos. Lo que tengo que hacer para lograr la visión.
4. 20,000 pies: Áreas de enfoque y responsabilidad. Las cosas que debo mantener: salud, relaciones, espiritualidad, etc.
5. 10,000 pies: Proyectos. Cualquier cosa que quiero terminar, que tiene como duración unos cuantos meses, y que necesita más de una acción.
6. Pista de aterrizaje: Las acciones siguientes. Todo lo que tengo que hacer, ahora mismo.

Los horizontes de enfoque se trabajan de abajo hacia arriba. Empezamos con las acciones del ahora (comprar comida para el gato) y de ahí hacia arriba. Mucha gente no llega a pensar a 40,000 pies. No es que no llegue, es que no es de su interés en el preciso momento. Con el tiempo, se llegará.

Los viejos modelos (porqué no funcionan)

• Solo se ocupan de un aspecto. Sólo perspectiva o sólo control
• No están completos. Toman únicamente lo más importante. Claro y luego, comprar la comida para el gato tomará medio día porque lo olvidamos. Tratan de ir de arriba hacia abajo en los horizontes de enfoque. No está todo en el sistema, no es confiable porque todo vuelve a la cabeza.
• Comprimen los modelos. Tratan de hacerlo todo al mismo tiempo: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. También comprimen los horizontes de enfoque.
• Están desconectados de la realidad. Quieren hacernos revisar la Visión cuando tenemos un millón de cosas por hacer. Hay que liberar/aclarar la mente.
• Eran dependientes del sistema. Todo dependía exclusivamente del sistema presentado.

El fenómeno GTD

Cómo se me ocurrió todo esto (habla David Allen)

• Necesitaba un mejor trabajo.
• Soy perezoso. Tan perezoso que me inventé un sistema en el que, si tenía un pensamiento, lo tuviese una sola vez; a menos de que fuese placentero.
• Soy encantado con los procesos eficientes.
• Valoro el espacio libre/limpio. Un espacio desde el que es más fácil operar. Puedo manejar bien las sorpresas. No es lo mismo que llegue una sorpresa cuando tengo cero mensajes en mi bandeja de entrada a que llegue cuando tengo tres mil mensajes por procesar.

¿Se marchita GTD?

Plantea las siguientes incógnitas, provenientes de lo que ya está experimentando con la metodología a nivel mundial:

• ¿Se convertirá un estándar en la cultura corporativa?
• Educación. ¿Es momento para la "Inteligencia Mental"?
• ¿Se disuelve el mito Trabajo -vs.- Vida?
• ¿Práctica aceptada y asumida?

Eso es todo amigos. Un tanto largo pero muy refrescante. Como lo dice él mismo: "No es un prerrequisito haber leído el libro, pero aquellos que lo han leído y han adoptado el sistema, entenderán porqué funciona, porqué soltamos la pelota y cómo es que retomamos GTD".

Comentarios, sugerencias y aportes son bienvenidos.

Unos años atrás, mi vida era un desastre. Así eran mi casa, mi escritorio y mi mente. Luego aprendí, uno a uno, unos cuantos hábitos que me llevaron a organizarme por completo.

¿Que si soy perfecto? Claro que no, y no planeo serlo. Pero se donde está todo, se que tengo que hacer hoy, rara vez olvido algo y mi casa está en orden y relativamente limpia (bueno, tan limpia como se puede cuando se tienen niños corriendo por ahí).

Entonces ¿Cuál es el secreto? La verdad, no hay secretos. Sólo unos simples hábitos que usted puede desarrollar con el tiempo y que lo llevarán a donde quiere llegar. Estos son hábitos que usted puede aplicar a su trabajo, a su hogar, a sus hijos, a sus pasatiempos, a su vida. En cambio de decirle específicamente cómo organizar algo, como su escritorio o su guardarropa, le proveo de principios que usted puede usar una y otra vez en todas las situaciones.

¿Son estos principios obvios? Seguro, si lo piensa detenidamente. Los ha le&íacute;do en otros lugares. Pero puede no estar aplicándolos a su vida diaria y ahí es donde reside el problema. Yo simplemente le proveo de una guía paso-a-paso de lo que realmente funciona, basado en mi experiencia y en la de otros.

Si su vida es un desastre, como lo era la mía, no recomiendo tratar de organizar todo de una sola vez. Es abrumador. Empiece con el primer hábito, y siga de ahí en adelante. Hágalo de a un poco cada vez, un área de su vida a la vez, un área de su hogar o su oficina a la vez. Trabaje sobre un hábito por un mes o más, luego pase al siguiente. O adopte dos o tres si cree que lo puede manejar, pero no los haga todos a la vez. Recomiendo también que separe un tiempo cada día (30 o 60 minutos) para ordenar, al menos en un principio, hasta que esté bastante organizado y tenga su sistema a punto. Luego, necesitará 10 minutos al día, sólo para mantener las cosas andando sin problemas y de cada vez en cuando necesitará una sesión de purga (cada 6 meses o más) para librarse de lo acumulado.

Aquí están los 7 hábitos:

1. Reduzca antes de organizar. El error que la mayoría de la gente comete cuando trata de ordenar sus cosas, sus tareas o sus proyectos es que tienen un gran desorden de cosas para organizar y es muy complicado. Si tiene un guardarropa abarrotado de cosas, claro, puede ir y comprarse un montón de organizadores pero al final, aún tendrá un guardarropa abarrotado de cosas. Lo mismo con el manejo del tiempo: puede organizar su horario pero aún estará lleno de tareas. La solución: reducir, eliminar y simplificar. Si usted toma un guardarropa lleno de 100 cosas y bota todo menos 10 cosas que usa y quiere, no necesitará ya un organizador. Lo mismo con el manejo del tiempo: si tiene 20 cosas para hacer hoy y las reduce a solo las tres tareas más importantes, ya no necesitará un horario. Como se reduce: saque todo de su guardarropa o cajón o cualquier otro contenedor (incluso su horario), límpielo y vuelva a poner, únicamente, aquellos artículos que usted realmente ama y usa regularmente. Esto lo dejará con una pila de otras cosas – deshágase de ellas tirándolas, donándolas, vendiéndolas o regalándoselas a un ser querido. Si no soporta deshacerse de algunas cosas, póngalas en una caja marcada “tal vez” y guárdelas en su ático, en su sótano o en cualquier otro lugar con espacio para almacenar. Escríbale una descripción y fecha y, seis meses después cuando no lo haya necesitado, tírelo.
2. Escríbalo, siempre. Nuestras mentes son algo maravilloso, pero dejan pasar cosas como un tamiz. No recordamos las cosas cuando las necesitamos recordar y continuamente las recordamos cuando no las necesitamos. En cambio de usar su mente como un depósito de cosas que necesita recordar, escríbalas. Yo cargo una pequeña libreta de bolsillo a todas partes donde voy y escribo las cosas inmediatamente. Luego proceso las ideas y las tareas en el calendario o en mi lista de tareas, así no olvido las cosas.
3. Mantenga un buzón y procéselo. Bueno, realmente necesita dos buzones – uno para la casa y otro para el trabajo. Sin embargo mucha gente tiene más que eso. El papel llega a los escritorios y termina en varios lugares. Los mensajes telefónicos quedan por todas partes, lo mismo que nuestras notas. En cambio, tenga un solo buzón y ponga todo lo que llega allí. Luego, una vez al día (o una vez a la semana en la casa si lo prefiere), procese su buzón hasta vaciarlo. Tome un ítem de la caja y decida que hacer con el, ahí mismo: botarlo, delegarlo, archivarlo, ponerlo es su lista de tareas o hacerlo inmediatamente. Haga lo mismo con el siguiente ítem hasta que su buzón esté vacío. No deje estas decisiones para después.
4. Un lugar para todo. Relacionado con el anterior consejo está aquel de tener un lugar para cada ítem en su vida. ¿Dónde van sus llaves? Debería tener un lugar para ellas (cerca de la puerta es el mejor sitio) y nunca las perderá de nuevo. ¿Dónde van sus lapiceros? ¿Qué tal las revistas? Yo le enseńo a mis hijos a tener un ‘”lugar” para cada juguete o cualquier otro artículo en sus habitaciones (aún así, sus juguetes son en su mayoría errantes sin hogar, pero son niños) y ese es un concepto que funciona con adultos también: cada ítem debe tener un lugar, y si no lo tiene, necesitamos escogerle uno. Las etiquetas pueden ayudarle a recordar dónde están esos lugares. Ahora, si usted encuentra algo es su mesa, en su cama o en su escritorio, sabrá que no pertenece allí. Encuéntrele su lugar – no es simplemente tirarlo en cualquier parte. El mismo concepto aplica para la información: ¿Tiene usted un lugar para donde poner toda su información? Si no, ensaye con un ‘wiki’ personal – es accesible desde la casa y el trabajo y puede crear páginas para cada tipo de información en su vida – horarios, metas, tareas, películas a ver, libros a leer, notas sobre proyectos, etc.
5. Guárdelo inmediatamente. La mayoría de la gente tiene el hábito de poner algo en la mesa o en su escritorio con la intención de “guardarlo luego”. Bueno, así es como las cosas se tornan sucias y desorganizadas. En cambio, guárdelo inmediatamente, en su lugar. Sólo toma unos pocos segundos, y este hábito le ahorrará un montón de tiempo de limpiar, clasificar y ordenar luego. Cuando se vea dejando algo en cualquier parte, pare, y fuércese a guardarlo inmediatamente. Luego de un tiempo, se convierte en algo natural.
6. Limpie mientras lo hace. Muy relacionado con el hábito 5, este hábito es efectivo porque es mucho más fácil limpiar las cosas mientras trabaja o mientras avanza su día que dejarlas apilar y luego hacer una sesión de limpieza después. Entonces, si está cocinando, trate de lavar los platos al irlos usando, luego limpie todo, en vez de dejar un gran desorden. El mismo principio aplica a todo lo que hacemos. Si es más fácil hacerlo en pequeños pasos, más probablemente lo haremos. Si hay un gran desorden por limpiar, más fácilmente nos intimidará o abrumará la tarea y la dejaremos para después.
7. Desarrolle rutinas y sistemas. Si ya tiene todo limpio y organizado, se podrá sentar y disfrutar del placer que ello brinda. Ser organizado y tener un ambiente de trabajo o un hogar simplificado es tremendamente satisfactorio. Pero el problema es que luego de un tiempo, las cosas tienden a desorganizarse y revolverse otra vez. Las cosas tienden a gravitar hacia el caos. La solución: necesita desarrollar sistemas para mantener el orden. Por ejemplo, el procesamiento del buzón mencionado antes es un sistema: usted tiene procedimientos específicos para procesar todos los papeles entrantes, y tiene una rutina para hacerlo (una vez al día). Todos los sistemas siguen los mismos lineamientos – procedimientos específicos y una rutina que se hace a intervalos determinados (tres veces al día, una vez al día, una vez a la semana, una vez al mes, etc.). Es importante que usted identifique los sistemas que tiene en su vida (y existen, aún sin que usted lo sepa – pero tal vez son complicados y caóticos) y los escriba para que así los pueda hacer eficientes, simples y organizados. Desarrolle sistemas para tratar con el papeleo y el ‘email’, con los niños, con sus horarios, con los mandados, la lavandería, las tareas, el ejercicio y todo lo demás. Una vez esos sistemas están implementados, necesitará estar pendiente de mantenerlos andando, luego sus cosas se mantendrán organizadas.

- Leo Babuata

7 Secrets of the Super Organized [Escrito por Leo Babuata para dumb little man]

Artículo traducido con permiso del autor y dumb little man