Mi herramienta principal es el correo electrónico, he usado varios clientes para su gestión, desde Eudora, pasando por Outlook Express (ahora Windows Live Mail), Outlook, Thunderbird, etc. hasta llegar finalmente a Gmail y luego de estar encantado con esta aplicación, a implementar Google Apps para mi dominio empresarial.

Todas las tareas inherentes a mi trabajo se crean dentro del correo electrónico. Muy pocas vienen por otro lado, y cuando lo hacen, dan origen a un mensaje de alguna forma así que allí es donde concentro toda mi labor.

Conozco la metodología GTD desde hace unos años y aún lucho por encontrar mi flujo de trabajo perfecto, siempre ajustando, haciendo cambios, adaptándolo a mis necesidades. Por algún tiempo utilicé herramientas para GTD como ThinkingRock, GTD TiddlyWiki, Evernote en sus anteriores versiones, listas simples en archivos de texto, etc. Siempre el problema radicaba en que tenía que extraer información de los mensajes de email y pasarlo al sistema que estuviese usando lo que generaba doble trabajo y me dificultaba el rastreo de los proyectos y los mensajes relacionados. Lo mismo sucedía con los archivos adjuntos y el  material de referencia.

Luego de estar con Google Apps por cerca de dos años, he pulido bastante mi trabajo en el mismo y quiero darles a conocer la forma en que trabajo y que me ha permitido, hasta cierto punto, tener un flujo de trabajo cómodo, constante y efectivo para el desarrollo diario de mis labores.

Etiquetas

Mi forma de trabajar está basada 100% en el uso de los labels o etiquetas los cuales he separado en grupos con un prefijo, seguido de la etiqueta como tal. En este sentido:

PO: Todo mi trabajo gira alrededor de las órdenes de compra, luego de todas las gestiones de solicitud de cotización, cotizaciones como tal y revisiones, está la orden de compra, allí se origina realmente todo el proceso con el proveedor y el cliente, de esta forma, es uno de los grupos más importantes y adopta este prefijo ‘PO’ refiriéndose al inglés Purchase Order el cual está seguido del número consecutivo correspondiente.

@: Se refiere a mis contextos pero debido a que mi trabajo está concentrado en el computador, los míos se limitan a:

• @Acciones (todo lo que está por hacer)
• @AlgunDia (equivalente al someday/maybe del GTD)
• @Diferido (para cualquier asunto a revisar en otra ocasión)
• @EnEspera (para todo lo que está en manos de mis colegas o delegado a mi equipo de trabajo)
• @Próximas (la principal, lo que contiene las siguientes acciones, el trabajo pendiente inmediato)

#: Los anteriores contextos en si solos no me son de mucha ayuda así que los complemento con etiquetas con el prefijo ‘#:’ (aparecen después de los contextos ‘@’ pero antes de los pedidos ‘PO:’ y me ayudan a identificar el estado o punto en el que se encuentra determinado pedido:

• #:xSolicitar (requerimiento de un cliente que aún no se ha procesado)
• #:Solicitado (requerimiento de un cliente que ya ha sido tramitado ante el proveedor)
• #:Cotizado (requerimiento contestado por el proveedor, procesado por nosotros y enviado al cliente efectivamente)
• #:xConfirmar (cotización confirmada por el cliente, posiblemente a convertirse en pedido pero que aún está por confirmar finalmente por el proveedor)
• #:EnProceso (cotización convertida en pedido y que en este punto ya tiene asignado un número ‘PO’ y está en proceso de producción o elaboración por parte del proveedor)
• #:xPagar (pedido que está pendiente de pago)
• #:xEmbarcar (pedido que está próximo a partir de puerto extrajero)
• #:xArribar (pedido que está próximo a llegar a puerto nacional)
• #:Reclamo (pedido en proceso de reclamación por cualquier motivo)
• #:Docs (pedido cuyos documentos están en trámite o han sido enviados para nacionalización)
• #:Comisión (pedido sobre el cual está en proceso el pago de comisión por nuestro trabajo)

Nótese que no tengo una etiqueta que se refiera al pedido como finalizado pues cuando llega a este estado, simplemente elimino todas las etiquetas y dejo únicamente la que lleva el número de pedido la cual conservo por algunos meses a la espera de cualquier reclamo o solicitud inherente a la misma por parte del cliente.

Los tres anteriores grupos conforman el grueso de mi trabajo, sin embargo uso, en menor medida los siguientes grupos:

• C: (se refiere a ‘Clientes’ y va seguido de tres letras que identifican a un cliente en particular)
• P: (como el anterior se refiere a ‘Proveedores’ y va seguido de las tres letras que lo identifican)

Los anteriores existen para los contactos más frecuentes y para todas las comunicaciones que he tenido con un proveedor o cliente específico. Estas etiquetas se añaden automáticamente a los mensajes utilizando los filtros.

• PY: (se refiere a cualquier proyecto del trabajo y va seguido del nombre según sea por ejemplo: nuevos proveedores, estudio de muestras, nuevos productos, viajes, ferias, marcas, imágen corporativa, mercadeo, etc.)
• Ref: (por último un grupo para cualquier material de referencia por ejemplo: catálogos, certificados, viajes, ferias, etc.)

Enláces rápidos

Una muy buena característica de Gmail que me permite tener a la mano las etiquetas de mayor uso o crear búsquedas personalizadas con mis criterios. En mi lista conservo tan solo las tres más importantes para revisión de mis tareas: @Próximas, @Acciones, @EnEspera.

Tareas

Me permite agregar tareas que tienen plazos específicos con fecha, algo que no podía hacer anteriormente y que me obligaba a revisar constantemente todos los contextos para no perderlo de vista o agregarlo al calendario, sin embargo, la utilidad de esta característica es que me permite enlazar el mensaje correspondiente, de esta forma tengo rápido acceso a la acción a realizar.

Google Calendar

Para lo que son específicamente citas (poco frecuentes) o para viajes.

Chat

Muy útil para tratar asuntos rápida e instantáneamente con mi equipo de trabajo. Ahora con voz y video se hace mucho más efectivo. Aquí tengo la posibilidad de incluir clientes y proveedores pero no es fácil tenerlos disponibles en línea. Un problema de cultura y preferencias en el uso de las herramientas de trabajo de cada quien. Aquí es donde viene muy útil Skype, por ejemplo, pero es tema de otro artículo.

Revisar

En todo lo descrito anteriormente está implícito el Recopilar, Procesar y Organizar de la metodología GTD y mal que bien es un proceso relativamente sencillo y fácil de realizar, sin embargo, la parte difícil de mantener el sistema andando es el Revisar y creo que aquí es donde radica el éxito del GTD pues es donde comienza la retroalimentación de todos los pasos anteriores y el reinicio del ciclo. Si se falla en este punto, todo lo anterior no sirve de nada. Puedo tener todas las etiquetas bien puestas, definidas las acciones siguientes, programadas todas los mensajes con plazos pero si no estoy constantemente revisando, el sistema falla y perdemos todo el trabajo previo. Berto Pena de ThinkWasabi tiene un artículo bien interesante para tener éxito con el GTD.

¿Y Google Docs?

Lamentablemente no me acomodo a Google Docs. Me resulta más cómodo trabajar con MS Office o en su defecto con OpenOffice. Igualmente, he dejado de sacar los adjuntos del correo electrónico pues con las etiquetas, y al estar en los mensajes, los tengo siempre a mano dentro de Gmail. Es otra de las ventajas de este sistema.

Conclusión

El GTD en definitiva hay que ajustarlo al contexto y características del trabajo que cada quien realiza. Es difícil pensar que la metodología estándar funcione para todo el mundo, sin embargo, es un punto de partida muy importante para estructurar el trabajo y lograr terminar los tareas de acuerdo con las exigencias a las que cada quien se enfrenta.

Espero que este artículo sirva de inspiración para aquellos quienes, como yo, han querido implementar GTD pero que a su vez tienen su trabajo basado en su mayor parte en el correo electrónico y no han encontrado una solución que se ajuste a sus necesidades. ¡Mucha suerte!

David Allen llega ahora con un nuevo libro titulado Making It All Work que traduciría algo como Haciendo que todo funcione. Y revisando los sitios que hacen referencia al mismo, noto que trata en detalle el tema de lo que él llama la Matriz de la auto-gestión, un tema que explicó en una charla para Google, publicada en el canal oficial de Google en Youtube y de la cual hice un repaso detallado en Febrero. En dicha ocasión, basado en el video, escribí:

Matriz de la auto-gestión

Cuadrante 1 – Reactivo (Reactor)

 

Poca perspectiva, poco control. Estamos frente al reactivo, siempre manipulado por lo urgente y más sobresaliente. Es aquel que sale de una reunión con mil cosas por hacer, programar y organizar, se bloquea.

Cuadrante 2 – Micro Gerente (Micro Manager)

 

Alto control, poca perspectiva. Es el que reorganiza un escritorio evadiendo una difícil llamada por hacer. Va al detalle, tiene demasiado control, demasiada estructura y carece de flexibilidad.

Cuadrante 3 – Loco hace-todo (Crazy Maker)

 

Alta perspectiva, poco control. Aquel con muchas ideas, muchos pensamientos, quiere hacer de todo. Pero no tiene conciencia del tiempo y los recursos. Muchos de los que no quieren hacer GTD, son ‘Crazy Makers’, pensando, erróneamente, que GTD se trata de mucho control, que se van a convertir en Micro Gerentes, y no quieren eso.

Cuadrante 4 – Capitán y Comandante (Master & Commander)

 

Alta perspectiva, alto control. El cuadrante ideal. Como ejemplo menciona el típico jefe que uno no ha visto en dos semanas, que entra a nuestra oficina y pregunta justamente por aquello de lo que no nos hemos hecho cargo o salió mal. Lo tienen en sus entrañas. Este cuadrante es un punto intermedio entre estructura y libertad.

Me sorprende ver que estos son los temas del nuevo libro y que el propio Allen había hecho referencia a ellos desde hace más de un año atrás. Aún cuando lo que explica en el video es bastante resumido, es suficiente para entender la idea. Vendrán nuevas críticas del libro y veré si la compra del mismo reditúa.

Para leer mi artículo original completo: David Allen en Google hablando sobre GTD (Getting Things Done)
Video: David Allen: Getting Things Done

Noticias sobre el nuevo libro (en inglés):

• David Allen: What Kind of Self-Manager Are You? en bnet.com
• David Allen’s Making It All Work a New Look at GTD en lifehacker.com

Parte 3: Organizarse con Eficacia, realmente, no es solo listas

Hace unas semanas tuve la oportunidad de entrevistar al autor de Organízate con Eficacia David Allen sobre una variedad de temas.

• Parte 1: Salud y Estrés
• Parte 2: Organízate con Eficacia… en la red

Siga leyendo para la concluyente parte 3 donde le pregunto sobre su nuevo libro y el enfoque en el núcleo de GTD.

Bob Walsh: ¿Cómo va el nuevo libro, nos puede contar al respecto?

David Allen: Ahí va. Y realmente se desarrolló del Seminario de Plan de Trabajo, el cual es un seminario público de un día que desarrollé hace un par de años. Fue como una reingeniería de mi seminario público hacia una descripción general de alto nivel de un día. Es como GTD en esteroides. Es como que la percepción de GTD de la mayoría de la gente es aún superficial.

Pero los principios que subyacen el porqué GTD funciona, tienen grandes implicaciones y aplicaciones que la mayoría de la gente no ha mirado en profundidad o que no entendió lo suficiente. Entonces, esto será simplemente una explicación adicional de eso.

Bob: ¿Tratando de llevarlos más allá de la idea de sólo listas?

David: Bueno, mucha gente mira GTD y dice, Dios, tengo que hacer todo ese sistema… eso es mucho para hacer, me rindo. Y no entienden realmente que si quiere entrar a cualquier lado y quiere tener más control, todo lo que realmente necesita es una versión de recopilar. Eso es sentarse y tomar todo lo que tiene mi atención o la atención de todos en el grupo en el cual quiero tener control. Luego lo puede sacar. Necesito externalizarlo.

Entonces, externalizar cosas que tienen su atención es una cosa muy poderosa para hacer como paso inicial hacia tomar el control. Eso puede estar en una relación, puede estar en su familia, puede estar en un departamento, puede estar en un proyecto. Ese principio central, dice la gente, “¿Quiere usted decir que debo escribir todo? Bueno, no quiero o no necesito escribir todo, aún así haré únicamente media lista.”

Aún son unas pocas personas, aún gente que usted cree que hacen GTD, que están haciendo realmente GTD. Es decir, realmente nada en su mente. Absolutamente nada en su cabeza. Han aprendido que el cerebro no es el lugar para tener eso. Y es externalizado. Toma un par de años para la mayoría de la gente, realmente empezar a integrar eso para que así se construyan, como consecuencia, los comportamientos que permiten un tipo de control automático.

Entonces, hay mucho en eso. Otra vez lo digo, no cambiaría nada. El primer libro, cuando se piensa en ello, es aún el manual táctico. Si se quiere tener control del entorno personal, aquí, siéntese y hágalo. La parte dos del primer libro es nuestro proceso de entrenamiento. Eso no ha cambiado.

Así es como lo hacemos realmente. Ahora, hemos aprendido algunas cosas, en su mayor parte, es un tanto una confrontación para la mayoría de la gente sentarse y caminar hacia esto. Unas pocas personas lo hacen. Pero realmente están listos para eso.

Pero la mayoría de la gente se sienta y dice, “Dios mío, quiere decir ¿juntar cada cosa que no es perfecta, completa o terminada en mi mundo y ponerlo en un lugar? Dios mío, me rindo”. Es muy intimidante y lo entiendo. Pero también explica porqué y cómo funciona y hace que la gente lo adopte.

No se irá. Mi libro es número 33 ahora mismo en todo Amazon. Ha incrementando las ventas 20% cada año y no hacemos nada para promoverlo mas que lo que estamos haciendo en términos de nuestro trabajo. Porque creo que la gente se da cuenta y dice, Dios mío, este no es otra moda de negocios que pasará. Esto es una completa y nueva forma de hacer coincidir sus procedimientos operacionales con la forma en que su cerebro trabaja realmente.

El objetivo es estar participando positivamente y en su mundo. Todos estamos o no estamos de vez en cuando. GTD fue solo como mire, hay una forma para estar. Y estar significa en su zona. Me entiende, cuando usted está en su zona, el tiempo desaparece, no importa lo que esté haciendo. Como que no hay esa sensación de estar abrumado, no hay distinción entre el trabajo y la vida. No hay ese “Dios, estoy estresado”. Simplemente se está .

Se puede “estar” meditando y en zazen por seis horas, o “estar” corriendo una milla de cuatro minutos o estar disfrutando con sus hijos. Entonces “estar” no tiene nada que ver, no es dependiente de una situación. De lo que depende es de que se entre en esa clase de flujo. Usted conoce, el tipo que escribió el libro del flujo. Toda la idea del flujo es ser capaz de comprometerse en algo en lo que se siente participar exitosa y positivamente y eso constituye un desafío.

Entonces toda la idea de las acciones siguientes de las cosas, de externalizar su mundo y llevar las cosas a partes factibles de hacer. Todas esas cosas realmente sirven y dan soporte a la gente para hacer más fácil el entrar en esa zona. Eso es de lo que se trata GTD. Es, de alguna forma, como si usted llegase a perder la perspectiva y el control, sabrá cómo retomarlo rápidamente.

Eso es lo que GTD es. Si usted está fuera de control o si ha perdido la perspectiva, le garantizo que si escribe todo, lo saca de su cabeza. Si toma las decisiones para las acciones siguientes y decisiones sobre todas las cosas que tienen significado para usted y las lleva a un lugar confiable, el cual luego revisará frente al horizonte de compromisos que tiene para que así lo pueda integrar todo y luego pueda hacer un juicio intuitivo sobre qué hacer, muy seguramente usted ‘estará’.

GTD le da un plan. Si usted quiere llegar allá, así es como se llega. No es algo en que creer. Tal vez hay algo malo sobre GTD pero nunca he recibido un solo email o algo que haya dicho alguien que está mal.

El asunto es ¿cómo lo implemente la gente? Todos dicen, “Está todo muy bien, lo que pasa es que no tengo tiempo”. O, “Empecé, lo dejé, y diablos”. Esa es la en su mayoría la reacción.

Bob: ¿Usted o su editor han fijado una fecha de publicación o un título?

David: Enero, 2009 es la fecha proyectada de publicación.

« Parte 2, Organízate con Eficacia… en la red

Enlace: David Allen Part 2: Getting Things Web Done
Sitio: Web Worker Daily

Parte 2: Organízate con Eficacia… en la red

Ser un nómada, dirigido por proyectos, trabajador de la red, empresario o empleado del tipo mi-empresa-es-mi-portátil, puede ser como estar atrapado en una secadora en alto con una manguera de información y datos conectada por pura diversión. ¿Cómo hacerle frente?

Durante años como desarrollador y escritor, he usado la metodología Organízate con Eficacia de David Allen pero siempre me inquieta la pregunta de si GTD tal como es realmente funciona para mi vida basada cada vez más en la red.

A principios del mes tuve la oportunidad de entrevistar a David Allen así que tuve la oportunidad de quitarme la duda y le hice algunas preguntas sobre GTD y el trabajo en la red. (Lea la Parte 1 de la conversación, enfocada en la salud y el estrés)

Bob Walsh: OK. Bueno, me pregunto, desde que su primer libro salió creo que fue empezando 2001 las cosas han cambiado mucho en términos de lo que mucha gente hace. Pasan mas y mas tiempo trabajando en la red. ¿Ha evolucionado GTD para usted desde la proliferación de las aplicaciones basadas en web y la computación en nube? El libro original estaba bastante enfocado en el papel y en el trabajo tradicional. Con la sobrecarga de información y el intercambio activo de ideas y comentarios en línea, ¿ha cambiado algo?

David Allen: No.

No hay diferencia en la nube de información que está en la red o la nube de información en el bosque. Son todos los filtros, en términos de lo que se hace con ella. Lo que ha cambiado, si hay algo que ha cambiado, es la velocidad y el volumen de cosas que tienen ‘importancia potencial’ que probablemente se hicieron más rápidas y más grandes.

Por lo tanto, la necesidad de hacer GTD, es decir tomar rápidas y apropiadas decisiones en el momento, cuando las cosas se presentan en su radar, en vez de dejarlas por ahí a la deriva y que se conviertan en algo mucho más crítico. Entonces, no cambiaría nada en términos del libro.

Nada ha cambiado, porque no se trata del papel. El libro no es acerca del papel. Por cierto, nunca se liberará del papel. Es un medio externo de transferencia de información y comunicación. Por lo tanto, el medio realmente no hace mucha diferencia.

Bob: Bueno, como alguien que practica GTD se donde me encuentro, básicamente tengo dos contextos en mi vida: en el computador y lejos del computador. ¿Tiene algunos trucos de implementación para gente cuyo trabajo pasa dentro de la Internet?

David: Usted únicamente necesita tantos contextos como tenga. Usted no necesita cargar sus cuentas por pagar si las paga cada viernes por la noche en su escritorio, sólo déjelas donde las va a pagar. Eso está bien. Ya que usted trabaja en la red únicamente, no lo necesita, a menos que necesite ver cual es su trabajo en la red cuando está lejos de ella. Entonces, cuando usted dice que ellos solo trabajan en la red, eso significa que solo necesitan recordarlo cuando se sientan en el computador. Si es así, está bien.

Si usted que GTD significa que usted debe tener un montón de listas, no lo ha comprendido. Y por cierto, si usted solo tiene 18 cosas por hacer, póngalas todas en una sola lista, no se le quemará el fusible si mira toda la lista. La única razón para separar las listas en contextos es si eso lo hace más fácil. La mayoría de personas tiene más de 150 acciones siguiente para escribir y su usted pone todas en una sola lista y toma el teléfono, se quemará el fusible tratando de encontrar todas su llamadas pendientes.

Todo lo que hice fue agregar complejidad para hacerlo más simple.

Bob: ¿Todo lo que hizo fue agregar complejidad para hacerlo más simple?

David: Bueno, es el principio cibernético. Si está tratando de hacer cosas complejas simples, necesita un sistema igualmente complejo para hacerlo simple.

Mucha gente usa un sistema demasiado simple para gestionar mucha complejidad, por eso es que se siente tan abrumador. Entonces lo que debe tener es uno de esos “hágalo lo más simple posible pero no más simple”. Y usted dice que la gente solo hace trabajos en la red. Yo digo si, bueno, ¿alguna vez salen a hacer vueltas? Tal vez hay gente que nunca lo hace, mejor dicho, no se.

Bob: De vez en cuando, pero más a menudo es cambiar a Amazon para comprar algo.

David: Claro. Si usted nunca sale y necesita algo o un recordatorio, o un Post It porque sólo lo hace una vez a la semana, un Post It está bien. Si usted necesita eso. Yo no necesito escribir toda la comida que necesito comprar, solo camino por los pasillos en el supermercado y eso es suficiente como recordatorio.

Bob: Entonces la clave para toda la gente que pasa su tiempo en línea no es la forma como rastrean toda esta información, es más sobre sacarlo de sus cabezas, ¿cualquier cosa que funcione para ellos que les permita externalizarlo?

David: Si pueden, en 35 segundos, ver cada proyecto con el que están comprometidos y todas las acciones siguientes que deben hacer en todos ellos, tienen una mejora sobre control relajado. Si pueden hacer eso, han hecho suficiente.

Lo único sobre GTD es mirar, hay algo en su mente, si pasa dos veces en su mente, entonces no confía en su sistema, entonces ¿qué es lo que necesita para confiar en el? Difícilmente alguien se preocupa por cuándo deben estar dentro de dos semanas a las 3:15 en la tarde porque ese es un sistema en el que confían llamado calendario.

Ellos saben que allí está y saben que lo mirarán en el momento preciso. Entonces todo lo que GTD dice es, buen mire, si quiere todo fuera de su mente, así como no tiene que seguir su calendario, asegúrese de ponerlo en el mismo tipo de sistema en el que confía, tal como su calendario. Significa que usted confía en que tiene todo lo que necesita y en que lo mirará cuando necesite mirarlo. Eso es todo. No tiene nada que ver con papel o email o donde se sienta o cualquier cosa así.

Bob: Una pregunta rápida sobre “GTD Connect 2.0,� ¿cómo va eso y cómo ha sido el índice de adopción en eso?

David: Bueno, está casi en marcha. Lo mantuvimos como detrás del kimono por un tiempo y aún está rodando, porque tenemos que agregar otras cosas. Es grandioso, hemos tenido gran respuesta.

Uno de los grandes conductores para eso es que mucha gente de la casa, en compañías nos están llevando a hacer seminarios o una versión de introducción a esto. Y ellos querían una clase de soporte y herramienta de implementación sobre la marcha. Por lo tanto, eso fue parte de lo que nos llevó a construir “Connect” para empezar.

Bob: Hay probablemente cientos de aplicaciones de escritorio y basadas en web para GTD. Más que unas pocas personas se preguntan si usted ¿va a crear alguna aplicación GTD basada en la red como parte de “Connect�?

David: Probablemente.

Bob: ¿Algún marco de tiempo sobre eso o es sólo un algún-día/tal-vez en este punto?

David: No es un algún-día tal-vez, en realidad, se está moviendo. Pero aún estamos en modo de investigación. No se necesita otra aplicación, otro sistema operativo, lo que se necesita es un sistema integrador y crearlo allí.

Pero en mayor parte, Bob, la mayoría de las cosas que dicen ser software relacionado con GTD allá afuera son simplemente otra versión de un gestionador de listas. Hay mucho más en GTD que listas. Son un importante componente organizacional, y seguro es estupendo tener bonitas formas de hacer listas, pero francamente, en la mayoría de aplicaciones se tiene que pensar mucho para saber cómo insertarlas. Entonces se hace decorativo y luego pierde su valor real.

Entonces, es casi como entre más simple y más rápido se puedan crear listas simples y acceder a ellas, mejor. Cualquier aplicación que se haga que soporte eso, yo diría “eso es grandioso”, pero para ser franco, es difícil vencer al lápiz y el papel.

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Enlace: David Allen Part 2: Getting Things Web Done
Sitio: Web Worker Daily

Parte 1, Salud y Estrés

Para la mayoría de los ‘web workers’ o trabajadores de la red el estrés es un hecho de la vida ineludible – y en ocasiones la muerte. La relación del estrés con enfermedades serias son reales y las noticias son de todo, menos buenas:

Mucha gente reporta tener síntomas físicos (77 por ciento) y síntomas sicológicos (73 por ciento) relacionados con el estrés en el último mes (Enero de 2008). Los síntomas físicos del estrés incluyen: fatiga (51 por ciento); dolor de cabeza (44 por ciento); malestar estomacal (34 por ciento); tensión muscular (30 por ciento); cambios en el apetito (23 por ciento), bruxismo (17 por ciento); cambio en la conducta sexual (15 por ciento); y sensación de mareo (13 por ciento). Los síntomas sicológicos del estrés incluyen: irritabilidad o ira (50 por ciento); nerviosismo (45 por ciento); falta de energía (45 ciento); y sentimientos de llanto (35 por ciento). Adicionalmente, casi la mitad (48 por ciento) de los Estadounidenses informan quedarse despiertos durante la noche debido al estrés.â€� – Estudio de la APA.

Para mi, la mejor herramienta para la reducción del estrés que he encontrado en ésta década ha sido el libro de David Allen Organízate con Eficacia: Máxima productividad personal sin estrés y que se ha convertido en una clase de movimiento entre los trabajadores de la red: Getting Things Done (GTD). A principios del mes, entrevisté a David Allen con un ojo en miras a determinar cómo se mantiene saludable. Apartes de esa conversación:

Bob Walsh: Quería enfocarme en tres cosas que van juntas: estrés, trabajo ‘online’ y GTD. Parte de la motivación de este artículo son el ataque al corazón al que Om Malik’s sobrevivió y el ataque al corazón al que Mark Orchant’s no. Usted dirige un negocio considerable y viaja constantemente… y también maneja un negocio en la red y fuera de ella… ¿cómo se mantiene saludable?

David Allen: No tengo una respuesta fácil para eso, pero no seré superficial. Podría decir que con suficiente café, suficiente alcohol y suficiente humor usted puede manejar cualquier cosa. Pero, eso no es verdad realmente. En gran medida, algunas veces lo olvido porque hace parte de mi estilo de vida pues practico lo que predico. He logrado eliminar o, de ciertamente, llevar a niveles manejables, la fuente de mayor estrés para la mayoría de trabajadores del conocimiento (knowledge workers), lo cual es básicamente sacar todo de mi cabeza y gestionar sistemas externos para que así mi ‘cerebro ampliado’ se mantenga bastante intacto y actualizado. Eso libera una gran cantidad de atención. Creo que en gran medida es lo que me mantiene bien, aunque no es lo principal.

Francamente, no me gusta sentirme tenso, por lo tanto, mucho de GTD fue creado porque no me gustaba la clase de presión que ese tipo de cosas creaba, así que pasé largo tiempo refinando el cómo deshacerse de eso. Realmente, es más fácil si usted está lidiando con estrés físico. Si está cortando madera, es más fácil lidiar con eso que hacer frente a las mismas cosas acerca de su mamá una y otra vez, o sobre el plan estratégico, o sobre las factura que tiene por pagar. Estas no lo golpean hasta sangrar físicamente, pero es ese desgaste sicológico el que creo que reduce la habilidad para hacer frente a un montón de otras cosas.

Bob: ¿Usted hace ejercicio? Se que estuvo en karate hace muchos años.

David: No tan regularmente como puedo. Hago un poco de yoga y trato de nadar en el gimnasio cuando puedo. A veces eso se hace a un lado cuando estoy de lleno haciendo otras cosas, como escribiendo mi manuscrito para mi libro ahora. Muchas cosas se han sacrificado cuando tengo que hacerlo de esa manera. Tengo un estilo de vida bastante activo: paseo los perros, subo a los aviones, todo ese trabajo. Sabe, uno de mis más grandes “Ajás!” que fue una sorpresa para mi, fue la nutrición. No pensé que sería gran cosa. He vivido una vida de eliminación, sólo “abra la boca e inserte comida”. En el viaje que estaba haciendo en mi vida, pensé que si me ejercitaba lo suficiente, eso bastaría.

Me sorprendí mucho de como casi fortuitamente descubrí un naturópata, un nutricionista que conocí al que mi esposa y yo acudimos justo antes de publicar “Getting Things Done”. Para hacer la historia corta, eso fue finalizando 2000, como siete u ocho años atrás, descubrí un programa nutricional que hizo una gran diferencia. Desde entonces, he reducido a casi cero los resfriados y la gripe. Me permite una energía más estable, creo, que los picos, altos y bajos que había estado experimentando antes.

Bob: ¿Quién es esta persona?

David: Un tipo llamado D’Adamo, James D’Adamo. El está en sus setentas, creo. El y su hijo [Peter], hicieron los libros “Coma bien según su tipo�. Su gran descubrimiento durante los últimos 20-30 años fue qué tanto su tipo de sangre afecta su metabolismo y su habilidad de procesar varios tipos de alimentos diferentes.

De cualquier forma, no se qué tanto de eso puede llegar a tal detalle, pero ese fue un gran “Ajá!” El típico consejo nutricional de la medicina alternativa es, si usted ha eliminado el azúcar, el trigo y los lácteos, probablemente se sentirá mejor. Yo no he eliminado esos; claro, reducirlos ha hecho una gran diferencia en términos de mi energía. Creo, probablemente, que una clave primordial no es tanto hacer cosas para relajarse, es simplemente hacer cosas que sobre una base permanente le permitan, a su constitución y su sistema, ser más fuerte y no fatigado, de tal forma que usted pueda atacar todo el estrés que llega a usted con una mejor constitución. Esa es probablemente la clave.

Bob: Aún no conozco alguien que pase la mayoría de su tiempo trabajando en la red, que no esté estresado. ¿Hay algo acerca de ser un trabajador de la red que es más estresante que ser un trabajador de oficina?

David: No lo creo, Bob. No lo se porque no soy un trabajador de la red, por lo tanto, sería difícil para mi hablar desde la experiencia. Creo que hay factores, Podría estar adivinando así como usted lo haría, no puedo hablar con autoridad sobre eso. Es como los escritores que a menudo se ven altamente estresados porque, ¿qué tan bueno se puede ser? siempre puede ser más, tiene que ser bueno y todo el mundo estará atento. Es algo muy, muy visible y, obviamente, le está poniendo su firma, todo el mundo lo conocerá por eso.

Luego, también hay plazos. No creo que sea muy diferente de cualquier autor o artista que trabaja con un plazo, porque usualmente hay un alto perfeccionismo trabajando dentro de todo eso.

Bob: En una palabra, los trabajadores de la red tienden a combinar el tratar con muchas y muchas personas en línea, y realmente menos y menos personas cara a cara. ¿Eso tiene algún efecto, usted cree?

David: Podría, creo que mucho de eso depende de los estilos de personalidad de la gente. Si usted es introvertido, estará más feliz de no encontrarse con la gente cara a cara. Si usted es extravertido, enloquecerá si no puede, de alguna forma, interactuar con la gente. Uno de los problemas que es endémico de la gente de las generaciones más jóvenes que ha crecido con los computadores y el email es que asumen que el email es apropiado como un medio de comunicación para todo.

Pero una de las cosas que hemos aprendido es que si usted trata de comunicar algo que requiere un espectro más amplio de comunicación, dicho con otras palabras, realmente necesito ver su cara cuando le digo algo y cómo responde. De otra forma podría fácilmente malinterpretar lo que está pasando.

Para la gente que está tratando de hacer cosas estratégicas, sensibles o complejas a través del email y es el medio equivocado a usar, es muy fácil quemar un fusible. En términos de estrés, los malos entendidos, el conflicto, la clase de falta de compromiso o la falta de lograr un resultado que puede resultar por eso. Pero eso puede ser más apartado de lo que usted está hablando. Es decir, es un factor con cualquiera que asume que el email es el medio de comunicación preferido. GTD no es, ciertamente, la respuesta a todo para una buena salud. Pero si uno permite que el tipo de estrés que GTD alivia, persista, con seguridad disminuirá su capacidad, como dije, no tendrá una constitución tan fuerte para así poder enfrentar el mundo en una forma saludable. Podría decir que realmente es un factor crítico.

Parte 2, Organízate con Eficacia… en la red »

Enlace: INTERVIEW GTD Author David Allen: Part 1, Health and Stress
Sitio: Web Worker Daily

A principios del año, a través de uno de los blogs que suelo leer, llegué al Canal Oficial de Google en YouTube en donde publican un vídeo con una charla que da David Allen sobre GTD ‘Getting Things Done’, —la famosa metodología para ‘Máxima productividad personal sin estrés’— que podemos encontrar en su libro en Español bajo el título ‘Organízate con Eficacia’. El título que da Google a esta conferencia, en traducción libre, es: "GTD y las Dos Claves para Mantener una Vida y Estilo de Trabajo Saludables".

La charla, de 45 minutos, es una oportunidad única de ver al propio David Allen hablando sobre el tema. Dada la importancia y el hecho de que la charla es en inglés, quiero hacer un repaso un tanto detallado de los aspectos que trata Allen allí.

Vamos al grano…

Ideas Introductorias

• Todos hacemos cosas: No es que la gente no haga nada, no, es la forma como asumimos los compromisos y como los llevamos a cabo.
• Tomando como ejemplo un mensaje de correo electrónico: tenemos que tomar la decisión sobre cuál es el compromiso de ese mensaje y cuál es la acción siguiente a realizar.
• El cerebro no está diseñado para mantener compromisos: si se es muy bueno, recordamos nueve, en promedio son seis o siete cosas por hacer o compromisos que podemos recordar y manejar. Debemos sacar los compromisos fuera de nuestro cerebro en un sistema en el que podamos confiar.
• Los sistemas nunca podrán decirle qué hacer: No hay un sistema que le diga: "Oye, tienes que llamar a…"
• No es la sobrecarga de información lo que nos mata: de ser así, entraríamos a una biblioteca y moriríamos. Lo que nos mata es la sobrecarga del significado potencial que tiene para nosotros toda la información que recibimos.
• ¿Qué es trabajo?: Cualquier cosa que usted quiere hacer, que no ha hecho aún. No hay diferencia entre lo personal y el trabajo, todo son compromisos; comprar la comida del gato o mirar el plan estratégico de la compañía.

Esbozo de la charla

• GDT como un arte marcial.
• Los dos aspectos de la auto-gestión: control y perspectiva.
• El modelo GTD.
• El fenómeno GTD.

GTD como un arte marcial

• Allen define GTD como el arte marcial de la vida y el trabajo. Un arte marcial tiene que ver con la sorpresa, la forma como se maneja una situación sorpresiva y la rapidez de respuesta.
• "La mente como el agua": Respuesta perfectamente apropiada a, y en participación con lo que se presente. Pone como ejemplo la respuesta del agua en un pozo cuando se le tira una piedra; la piedra entra al agua, esta responde, crea ondas y vuelve a la calma. No hay diferencia si es una piedra pequeña o una gran roca, ésta entra, el agua responde —sin mayor resistencia— crea las ondas, ahora más grandes y vuelve a la calma.
  • Nuestra capacidad de generar poder, es directamente proporcional a nuestra capacidad de concentración.
  • Nuestra capacidad de concentración es directamente proporcional a nuestra capacidad de eliminar distracciones.
  • La distracción viene de compromisos mal gestionados.
  • Nuestra mente está limitada en su capacidad de gestionar compromisos porque es minusválida en su capacidad de recordar y acordarse.
  • Pero… hasta no encontrar un mejor sistema, la mente no dejará este trabajo.
• Usualmente, hay una proporción inversa entre la cantidad de cosas que se tienen en la cabeza y la cantidad de ellas que se están haciendo.
• Si no damos atención apropiada a lo que tiene nuestra atención, esto tomará más atención nuestra de lo que realmente merece.
• Para poder sacar las cosas de nuestra mente, debemos saber que:
  • Hemos interpretado, aclarado y organizado nuestros compromisos, en todos los horizontes, y
  • Nos comprometeremos conscientemente con ellos tan a menudo como sea necesario.
• Nuestra capacidad de centrarnos nuevamente, rápidamente, en las cosas precisas en el horizonte preciso es la técnica maestra del ‘Entrenamiento en el Trabajo de Conocimiento’

Los dos aspectos de la auto-gestión: control y perspectiva

• Control: Participación enfocada y consciente, atenta de todas las opciones en cualquier momento y lugar.
• Perspectiva: Alineación y claridad acerca de las decisiones, direcciones y prioridades. La perspectiva es el bien más resbaladizo y valioso; por lo tanto, los métodos para mantener la perspectiva son nuestras más importantes herramientas.

Matriz de la auto-gestión

Cuadrante 1 – Reactivo (Reactor)

Poca perspectiva, poco control. Estamos frente al reactivo, siempre manipulado por lo urgente y más sobresaliente. Es aquel que sale de una reunión con mil cosas por hacer, programar y organizar, se bloquea.

Cuadrante 2 – Micro Gerente (Micro Manager)

Alto control, poca perspectiva. Es el que reorganiza un escritorio evadiendo una difícil llamada por hacer. Va al detalle, tiene demasiado control, demasiada estructura y carece de flexibilidad.

Cuadrante 3 – Loco hace-todo (Crazy Maker)

Alta perspectiva, poco control. Aquel con muchas ideas, muchos pensamientos, quiere hacer de todo. Pero no tiene conciencia del tiempo y los recursos. Muchos de los que no quieren hacer GTD, son ‘Crazy Makers’, pensando, erróneamente, que GTD se trata de mucho control, que se van a convertir en Micro Gerentes, y no quieren eso.

Cuadrante 4 – Capitán y Comandante (Master & Commander)

Alta perspectiva, alto control. El cuadrante ideal. Como ejemplo menciona el típico jefe que uno no ha visto en dos semanas, que entra a nuestra oficina y pregunta justamente por aquello de lo que no nos hemos hecho cargo o salió mal. Lo tienen en sus entrañas. Este cuadrante es un punto intermedio entre estructura y libertad.

El modelo GTD

El lograr perspectiva y control es lo que nos permite identificar los momentos en que ’soltamos la pelota’ del GTD y así mismo los momentos para retomarla nuevamente.

Dominando el flujo de trabajo (Control)

Las cinco claves para adquirir control:

1. Recopilar: Cualquier cosa que tiene algún sentido o significado potencial para mi, todo lo que esté en proceso. Esto toma, en promedio, seis horas para ejecutivos de nivel medio y alto.
2. Procesar: Aclarar qué es lo que todo eso —lo recopilado— significa. Mucha gente no mira sus agendas o sus listas porque saben que allí hay muchas cosas sobre las que no han decidido, no han aclarado qué es lo que hay allí, cuál es el compromiso a adquirir.
3. Organizar: Poner todo aquello en el contexto correcto, programarlo para hacerlo cuando se tengan la energía y los recursos disponibles. Es la única manera de sacarlo de la mente, de lo contrario, seguirá volviendo a la cabeza.
4. Revisar: Luego de tener todo organizado, hay que mantener el sistema vivo, actualizado; es la única forma en que se vuelve confiable y nos permite permanecer relajados. Un sistema funcionando nos permite mantener la mente libre y enfocada en el ahora.
5. Hacer: Es claro, hacer la tarea, participar.

Horizontes de enfoque (Perspectiva)

Los seis niveles de trabajo:

1. 50,000 pies: Propósito, principios, valores.
2. 40,000 pies: La visión, objetivos de largo plazo que nos ayudan a lograr el propósito.
3. 30,000 pies: Metas y objetivos. Lo que tengo que hacer para lograr la visión.
4. 20,000 pies: Áreas de enfoque y responsabilidad. Las cosas que debo mantener: salud, relaciones, espiritualidad, etc.
5. 10,000 pies: Proyectos. Cualquier cosa que quiero terminar, que tiene como duración unos cuantos meses, y que necesita más de una acción.
6. Pista de aterrizaje: Las acciones siguientes. Todo lo que tengo que hacer, ahora mismo.

Los horizontes de enfoque se trabajan de abajo hacia arriba. Empezamos con las acciones del ahora (comprar comida para el gato) y de ahí hacia arriba. Mucha gente no llega a pensar a 40,000 pies. No es que no llegue, es que no es de su interés en el preciso momento. Con el tiempo, se llegará.

Los viejos modelos (porqué no funcionan)

• Solo se ocupan de un aspecto. Sólo perspectiva o sólo control
• No están completos. Toman únicamente lo más importante. Claro y luego, comprar la comida para el gato tomará medio día porque lo olvidamos. Tratan de ir de arriba hacia abajo en los horizontes de enfoque. No está todo en el sistema, no es confiable porque todo vuelve a la cabeza.
• Comprimen los modelos. Tratan de hacerlo todo al mismo tiempo: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. También comprimen los horizontes de enfoque.
• Están desconectados de la realidad. Quieren hacernos revisar la Visión cuando tenemos un millón de cosas por hacer. Hay que liberar/aclarar la mente.
• Eran dependientes del sistema. Todo dependía exclusivamente del sistema presentado.

El fenómeno GTD

Cómo se me ocurrió todo esto (habla David Allen)

• Necesitaba un mejor trabajo.
• Soy perezoso. Tan perezoso que me inventé un sistema en el que, si tenía un pensamiento, lo tuviese una sola vez; a menos de que fuese placentero.
• Soy encantado con los procesos eficientes.
• Valoro el espacio libre/limpio. Un espacio desde el que es más fácil operar. Puedo manejar bien las sorpresas. No es lo mismo que llegue una sorpresa cuando tengo cero mensajes en mi bandeja de entrada a que llegue cuando tengo tres mil mensajes por procesar.

¿Se marchita GTD?

Plantea las siguientes incógnitas, provenientes de lo que ya está experimentando con la metodología a nivel mundial:

• ¿Se convertirá un estándar en la cultura corporativa?
• Educación. ¿Es momento para la "Inteligencia Mental"?
• ¿Se disuelve el mito Trabajo -vs.- Vida?
• ¿Práctica aceptada y asumida?

Eso es todo amigos. Un tanto largo pero muy refrescante. Como lo dice él mismo: "No es un prerrequisito haber leído el libro, pero aquellos que lo han leído y han adoptado el sistema, entenderán porqué funciona, porqué soltamos la pelota y cómo es que retomamos GTD".

Comentarios, sugerencias y aportes son bienvenidos.