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Entrevista con David Allen: Parte 3, Organizarse con Eficacia realmente, no es solo listas.

Hoy, por último, entrego la traducción de la tercera parte de la entrevista con David Allen con referencia al elemento primordial de GTD, su núcleo, su parte vital. Personalmente, he probado innumerables programas y aplicaciones web que tienen implícita la metodología GTD y siempre, por uno u otro motivo, termino por hacerlos a un lado. Se vuelve tan tedioso y complicado el uso de estos programas que se pierde tiempo y atención, todo lo contrario del objetivo que se persigue con esta metodología.

Parte 3: Organizarse con Eficacia, realmente, no es solo listas

Hace unas semanas tuve la oportunidad de entrevistar al autor de Organízate con Eficacia David Allen sobre una variedad de temas.

Siga leyendo para la concluyente parte 3 donde le pregunto sobre su nuevo libro y el enfoque en el núcleo de GTD.

Bob Walsh: ¿Cómo va el nuevo libro, nos puede contar al respecto?

David Allen: Ahí va. Y realmente se desarrolló del Seminario de Plan de Trabajo, el cual es un seminario público de un día que desarrollé hace un par de años. Fue como una reingeniería de mi seminario público hacia una descripción general de alto nivel de un día. Es como GTD en esteroides. Es como que la percepción de GTD de la mayoría de la gente es aún superficial.

Pero los principios que subyacen el porqué GTD funciona, tienen grandes implicaciones y aplicaciones que la mayoría de la gente no ha mirado en profundidad o que no entendió lo suficiente. Entonces, esto será simplemente una explicación adicional de eso.

Bob: ¿Tratando de llevarlos más allá de la idea de sólo listas?

David: Bueno, mucha gente mira GTD y dice, Dios, tengo que hacer todo ese sistema… eso es mucho para hacer, me rindo. Y no entienden realmente que si quiere entrar a cualquier lado y quiere tener más control, todo lo que realmente necesita es una versión de recopilar. Eso es sentarse y tomar todo lo que tiene mi atención o la atención de todos en el grupo en el cual quiero tener control. Luego lo puede sacar. Necesito externalizarlo.

Entonces, externalizar cosas que tienen su atención es una cosa muy poderosa para hacer como paso inicial hacia tomar el control. Eso puede estar en una relación, puede estar en su familia, puede estar en un departamento, puede estar en un proyecto. Ese principio central, dice la gente, “¿Quiere usted decir que debo escribir todo? Bueno, no quiero o no necesito escribir todo, aún así haré únicamente media lista.”

Aún son unas pocas personas, aún gente que usted cree que hacen GTD, que están haciendo realmente GTD. Es decir, realmente nada en su mente. Absolutamente nada en su cabeza. Han aprendido que el cerebro no es el lugar para tener eso. Y es externalizado. Toma un par de años para la mayoría de la gente, realmente empezar a integrar eso para que así se construyan, como consecuencia, los comportamientos que permiten un tipo de control automático.

Entonces, hay mucho en eso. Otra vez lo digo, no cambiaría nada. El primer libro, cuando se piensa en ello, es aún el manual táctico. Si se quiere tener control del entorno personal, aquí, siéntese y hágalo. La parte dos del primer libro es nuestro proceso de entrenamiento. Eso no ha cambiado.

Así es como lo hacemos realmente. Ahora, hemos aprendido algunas cosas, en su mayor parte, es un tanto una confrontación para la mayoría de la gente sentarse y caminar hacia esto. Unas pocas personas lo hacen. Pero realmente están listos para eso.

Pero la mayoría de la gente se sienta y dice, “Dios mío, quiere decir ¿juntar cada cosa que no es perfecta, completa o terminada en mi mundo y ponerlo en un lugar? Dios mío, me rindo”. Es muy intimidante y lo entiendo. Pero también explica porqué y cómo funciona y hace que la gente lo adopte.

No se irá. Mi libro es número 33 ahora mismo en todo Amazon. Ha incrementando las ventas 20% cada año y no hacemos nada para promoverlo mas que lo que estamos haciendo en términos de nuestro trabajo. Porque creo que la gente se da cuenta y dice, Dios mío, este no es otra moda de negocios que pasará. Esto es una completa y nueva forma de hacer coincidir sus procedimientos operacionales con la forma en que su cerebro trabaja realmente.

El objetivo es estar participando positivamente y en su mundo. Todos estamos o no estamos de vez en cuando. GTD fue solo como mire, hay una forma para estar. Y estar significa en su zona. Me entiende, cuando usted está en su zona, el tiempo desaparece, no importa lo que esté haciendo. Como que no hay esa sensación de estar abrumado, no hay distinción entre el trabajo y la vida. No hay ese “Dios, estoy estresado”. Simplemente se está .

Se puede “estar” meditando y en zazen por seis horas, o “estar” corriendo una milla de cuatro minutos o estar disfrutando con sus hijos. Entonces “estar” no tiene nada que ver, no es dependiente de una situación. De lo que depende es de que se entre en esa clase de flujo. Usted conoce, el tipo que escribió el libro del flujo. Toda la idea del flujo es ser capaz de comprometerse en algo en lo que se siente participar exitosa y positivamente y eso constituye un desafío.

Entonces toda la idea de las acciones siguientes de las cosas, de externalizar su mundo y llevar las cosas a partes factibles de hacer. Todas esas cosas realmente sirven y dan soporte a la gente para hacer más fácil el entrar en esa zona. Eso es de lo que se trata GTD. Es, de alguna forma, como si usted llegase a perder la perspectiva y el control, sabrá cómo retomarlo rápidamente.

Eso es lo que GTD es. Si usted está fuera de control o si ha perdido la perspectiva, le garantizo que si escribe todo, lo saca de su cabeza. Si toma las decisiones para las acciones siguientes y decisiones sobre todas las cosas que tienen significado para usted y las lleva a un lugar confiable, el cual luego revisará frente al horizonte de compromisos que tiene para que así lo pueda integrar todo y luego pueda hacer un juicio intuitivo sobre qué hacer, muy seguramente usted ‘estará’.

GTD le da un plan. Si usted quiere llegar allá, así es como se llega. No es algo en que creer. Tal vez hay algo malo sobre GTD pero nunca he recibido un solo email o algo que haya dicho alguien que está mal.

El asunto es ¿cómo lo implemente la gente? Todos dicen, “Está todo muy bien, lo que pasa es que no tengo tiempo”. O, “Empecé, lo dejé, y diablos”. Esa es la en su mayoría la reacción.

Bob: ¿Usted o su editor han fijado una fecha de publicación o un título?

David: Enero, 2009 es la fecha proyectada de publicación.

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Enlace: David Allen Part 2: Getting Things Web Done
Sitio: Web Worker Daily

Entrevista con David Allen: Parte 2, Organízate con Eficacia… en la red

Los dejo hoy con la traducción de la segunda parte de la entrevista ( lea la Parte 1, Salud y Estrés), en esta ocasión, se trata el tema de cómo funciona GTD para todas aquellas personas que trabajamos en la red o que constituye la principal herramienta de trabajo.

Parte 2: Organízate con Eficacia… en la red

Ser un nómada, dirigido por proyectos, trabajador de la red, empresario o empleado del tipo mi-empresa-es-mi-portátil, puede ser como estar atrapado en una secadora en alto con una manguera de información y datos conectada por pura diversión. ¿Cómo hacerle frente?

Durante años como desarrollador y escritor, he usado la metodología Organízate con Eficacia de David Allen pero siempre me inquieta la pregunta de si GTD tal como es realmente funciona para mi vida basada cada vez más en la red.

A principios del mes tuve la oportunidad de entrevistar a David Allen así que tuve la oportunidad de quitarme la duda y le hice algunas preguntas sobre GTD y el trabajo en la red. (Lea la Parte 1 de la conversación, enfocada en la salud y el estrés)

Bob Walsh: OK. Bueno, me pregunto, desde que su primer libro salió creo que fue empezando 2001 las cosas han cambiado mucho en términos de lo que mucha gente hace. Pasan mas y mas tiempo trabajando en la red. ¿Ha evolucionado GTD para usted desde la proliferación de las aplicaciones basadas en web y la computación en nube? El libro original estaba bastante enfocado en el papel y en el trabajo tradicional. Con la sobrecarga de información y el intercambio activo de ideas y comentarios en línea, ¿ha cambiado algo?

David Allen: No.

No hay diferencia en la nube de información que está en la red o la nube de información en el bosque. Son todos los filtros, en términos de lo que se hace con ella. Lo que ha cambiado, si hay algo que ha cambiado, es la velocidad y el volumen de cosas que tienen ‘importancia potencial’ que probablemente se hicieron más rápidas y más grandes.

Por lo tanto, la necesidad de hacer GTD, es decir tomar rápidas y apropiadas decisiones en el momento, cuando las cosas se presentan en su radar, en vez de dejarlas por ahí a la deriva y que se conviertan en algo mucho más crítico. Entonces, no cambiaría nada en términos del libro.

Nada ha cambiado, porque no se trata del papel. El libro no es acerca del papel. Por cierto, nunca se liberará del papel. Es un medio externo de transferencia de información y comunicación. Por lo tanto, el medio realmente no hace mucha diferencia.

Bob: Bueno, como alguien que practica GTD se donde me encuentro, básicamente tengo dos contextos en mi vida: en el computador y lejos del computador. ¿Tiene algunos trucos de implementación para gente cuyo trabajo pasa dentro de la Internet?

David: Usted únicamente necesita tantos contextos como tenga. Usted no necesita cargar sus cuentas por pagar si las paga cada viernes por la noche en su escritorio, sólo déjelas donde las va a pagar. Eso está bien. Ya que usted trabaja en la red únicamente, no lo necesita, a menos que necesite ver cual es su trabajo en la red cuando está lejos de ella. Entonces, cuando usted dice que ellos solo trabajan en la red, eso significa que solo necesitan recordarlo cuando se sientan en el computador. Si es así, está bien.

Si usted que GTD significa que usted debe tener un montón de listas, no lo ha comprendido. Y por cierto, si usted solo tiene 18 cosas por hacer, póngalas todas en una sola lista, no se le quemará el fusible si mira toda la lista. La única razón para separar las listas en contextos es si eso lo hace más fácil. La mayoría de personas tiene más de 150 acciones siguiente para escribir y su usted pone todas en una sola lista y toma el teléfono, se quemará el fusible tratando de encontrar todas su llamadas pendientes.

Todo lo que hice fue agregar complejidad para hacerlo más simple.

Bob: ¿Todo lo que hizo fue agregar complejidad para hacerlo más simple?

David: Bueno, es el principio cibernético. Si está tratando de hacer cosas complejas simples, necesita un sistema igualmente complejo para hacerlo simple.

Mucha gente usa un sistema demasiado simple para gestionar mucha complejidad, por eso es que se siente tan abrumador. Entonces lo que debe tener es uno de esos “hágalo lo más simple posible pero no más simple”. Y usted dice que la gente solo hace trabajos en la red. Yo digo si, bueno, ¿alguna vez salen a hacer vueltas? Tal vez hay gente que nunca lo hace, mejor dicho, no se.

Bob: De vez en cuando, pero más a menudo es cambiar a Amazon para comprar algo.

David: Claro. Si usted nunca sale y necesita algo o un recordatorio, o un Post It porque sólo lo hace una vez a la semana, un Post It está bien. Si usted necesita eso. Yo no necesito escribir toda la comida que necesito comprar, solo camino por los pasillos en el supermercado y eso es suficiente como recordatorio.

Bob: Entonces la clave para toda la gente que pasa su tiempo en línea no es la forma como rastrean toda esta información, es más sobre sacarlo de sus cabezas, ¿cualquier cosa que funcione para ellos que les permita externalizarlo?

David: Si pueden, en 35 segundos, ver cada proyecto con el que están comprometidos y todas las acciones siguientes que deben hacer en todos ellos, tienen una mejora sobre control relajado. Si pueden hacer eso, han hecho suficiente.

Lo único sobre GTD es mirar, hay algo en su mente, si pasa dos veces en su mente, entonces no confía en su sistema, entonces ¿qué es lo que necesita para confiar en el? Difícilmente alguien se preocupa por cuándo deben estar dentro de dos semanas a las 3:15 en la tarde porque ese es un sistema en el que confían llamado calendario.

Ellos saben que allí está y saben que lo mirarán en el momento preciso. Entonces todo lo que GTD dice es, buen mire, si quiere todo fuera de su mente, así como no tiene que seguir su calendario, asegúrese de ponerlo en el mismo tipo de sistema en el que confía, tal como su calendario. Significa que usted confía en que tiene todo lo que necesita y en que lo mirará cuando necesite mirarlo. Eso es todo. No tiene nada que ver con papel o email o donde se sienta o cualquier cosa así.

Bob: Una pregunta rápida sobre “GTD Connect 2.0,” ¿cómo va eso y cómo ha sido el índice de adopción en eso?

David: Bueno, está casi en marcha. Lo mantuvimos como detrás del kimono por un tiempo y aún está rodando, porque tenemos que agregar otras cosas. Es grandioso, hemos tenido gran respuesta.

Uno de los grandes conductores para eso es que mucha gente de la casa, en compañías nos están llevando a hacer seminarios o una versión de introducción a esto. Y ellos querían una clase de soporte y herramienta de implementación sobre la marcha. Por lo tanto, eso fue parte de lo que nos llevó a construir “Connect” para empezar.

Bob: Hay probablemente cientos de aplicaciones de escritorio y basadas en web para GTD. Más que unas pocas personas se preguntan si usted ¿va a crear alguna aplicación GTD basada en la red como parte de “Connect”?

David: Probablemente.

Bob: ¿Algún marco de tiempo sobre eso o es sólo un algún-día/tal-vez en este punto?

David: No es un algún-día tal-vez, en realidad, se está moviendo. Pero aún estamos en modo de investigación. No se necesita otra aplicación, otro sistema operativo, lo que se necesita es un sistema integrador y crearlo allí.

Pero en mayor parte, Bob, la mayoría de las cosas que dicen ser software relacionado con GTD allá afuera son simplemente otra versión de un gestionador de listas. Hay mucho más en GTD que listas. Son un importante componente organizacional, y seguro es estupendo tener bonitas formas de hacer listas, pero francamente, en la mayoría de aplicaciones se tiene que pensar mucho para saber cómo insertarlas. Entonces se hace decorativo y luego pierde su valor real.

Entonces, es casi como entre más simple y más rápido se puedan crear listas simples y acceder a ellas, mejor. Cualquier aplicación que se haga que soporte eso, yo diría “eso es grandioso”, pero para ser franco, es difícil vencer al lápiz y el papel.

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Enlace: David Allen Part 2: Getting Things Web Done
Sitio: Web Worker Daily

Entrevista con el Autor de Organízate con Eficacia (Getting Things Done) David Allen: Parte 1, Salud y Estrés

Web Worker Daily tiene una destacada entrevista realizada al autor del libro Organízate con Eficacia, más conocido en la blogósfera como ‘GTD‘ por su título en inglés ‘Getting Things Done‘, David Allen. Aún cuando la entrevista tuvo lugar a comienzos del año, bien vale la pena su traducción. Al igual que el artículo original, publicaré la traducción (libre, y autorizada por Giga Omni Media, Inc.) en tres entregas.

Parte 1, Salud y Estrés

Para la mayoría de los ‘web workers’ o trabajadores de la red el estrés es un hecho de la vida ineludible – y en ocasiones la muerte. La relación del estrés con enfermedades serias son reales y las noticias son de todo, menos buenas:

Mucha gente reporta tener síntomas físicos (77 por ciento) y síntomas sicológicos (73 por ciento) relacionados con el estrés en el último mes (Enero de 2008). Los síntomas físicos del estrés incluyen: fatiga (51 por ciento); dolor de cabeza (44 por ciento); malestar estomacal (34 por ciento); tensión muscular (30 por ciento); cambios en el apetito (23 por ciento), bruxismo (17 por ciento); cambio en la conducta sexual (15 por ciento); y sensación de mareo (13 por ciento). Los síntomas sicológicos del estrés incluyen: irritabilidad o ira (50 por ciento); nerviosismo (45 por ciento); falta de energía (45 ciento); y sentimientos de llanto (35 por ciento). Adicionalmente, casi la mitad (48 por ciento) de los Estadounidenses informan quedarse despiertos durante la noche debido al estrés.” – Estudio de la APA.

Para mi, la mejor herramienta para la reducción del estrés que he encontrado en ésta década ha sido el libro de David Allen Organízate con Eficacia: Máxima productividad personal sin estrés y que se ha convertido en una clase de movimiento entre los trabajadores de la red: Getting Things Done (GTD). A principios del mes, entrevisté a David Allen con un ojo en miras a determinar cómo se mantiene saludable. Apartes de esa conversación:

Bob Walsh: Quería enfocarme en tres cosas que van juntas: estrés, trabajo ‘online’ y GTD. Parte de la motivación de este artículo son el ataque al corazón al que Om Malik’s sobrevivió y el ataque al corazón al que Mark Orchant’s no. Usted dirige un negocio considerable y viaja constantemente… y también maneja un negocio en la red y fuera de ella… ¿cómo se mantiene saludable?

David Allen: No tengo una respuesta fácil para eso, pero no seré superficial. Podría decir que con suficiente café, suficiente alcohol y suficiente humor usted puede manejar cualquier cosa. Pero, eso no es verdad realmente. En gran medida, algunas veces lo olvido porque hace parte de mi estilo de vida pues practico lo que predico. He logrado eliminar o, de ciertamente, llevar a niveles manejables, la fuente de mayor estrés para la mayoría de trabajadores del conocimiento (knowledge workers), lo cual es básicamente sacar todo de mi cabeza y gestionar sistemas externos para que así mi ‘cerebro ampliado’ se mantenga bastante intacto y actualizado. Eso libera una gran cantidad de atención. Creo que en gran medida es lo que me mantiene bien, aunque no es lo principal.

Francamente, no me gusta sentirme tenso, por lo tanto, mucho de GTD fue creado porque no me gustaba la clase de presión que ese tipo de cosas creaba, así que pasé largo tiempo refinando el cómo deshacerse de eso. Realmente, es más fácil si usted está lidiando con estrés físico. Si está cortando madera, es más fácil lidiar con eso que hacer frente a las mismas cosas acerca de su mamá una y otra vez, o sobre el plan estratégico, o sobre las factura que tiene por pagar. Estas no lo golpean hasta sangrar físicamente, pero es ese desgaste sicológico el que creo que reduce la habilidad para hacer frente a un montón de otras cosas.

Bob: ¿Usted hace ejercicio? Se que estuvo en karate hace muchos años.

David: No tan regularmente como puedo. Hago un poco de yoga y trato de nadar en el gimnasio cuando puedo. A veces eso se hace a un lado cuando estoy de lleno haciendo otras cosas, como escribiendo mi manuscrito para mi libro ahora. Muchas cosas se han sacrificado cuando tengo que hacerlo de esa manera. Tengo un estilo de vida bastante activo: paseo los perros, subo a los aviones, todo ese trabajo. Sabe, uno de mis más grandes “Ajás!” que fue una sorpresa para mi, fue la nutrición. No pensé que sería gran cosa. He vivido una vida de eliminación, sólo “abra la boca e inserte comida”. En el viaje que estaba haciendo en mi vida, pensé que si me ejercitaba lo suficiente, eso bastaría.

Me sorprendí mucho de como casi fortuitamente descubrí un naturópata, un nutricionista que conocí al que mi esposa y yo acudimos justo antes de publicar “Getting Things Done”. Para hacer la historia corta, eso fue finalizando 2000, como siete u ocho años atrás, descubrí un programa nutricional que hizo una gran diferencia. Desde entonces, he reducido a casi cero los resfriados y la gripe. Me permite una energía más estable, creo, que los picos, altos y bajos que había estado experimentando antes.

Bob: ¿Quién es esta persona?

David: Un tipo llamado D’Adamo, James D’Adamo. El está en sus setentas, creo. El y su hijo [Peter], hicieron los libros “Coma bien según su tipo”. Su gran descubrimiento durante los últimos 20-30 años fue qué tanto su tipo de sangre afecta su metabolismo y su habilidad de procesar varios tipos de alimentos diferentes.

De cualquier forma, no se qué tanto de eso puede llegar a tal detalle, pero ese fue un gran “Ajá!” El típico consejo nutricional de la medicina alternativa es, si usted ha eliminado el azúcar, el trigo y los lácteos, probablemente se sentirá mejor. Yo no he eliminado esos; claro, reducirlos ha hecho una gran diferencia en términos de mi energía. Creo, probablemente, que una clave primordial no es tanto hacer cosas para relajarse, es simplemente hacer cosas que sobre una base permanente le permitan, a su constitución y su sistema, ser más fuerte y no fatigado, de tal forma que usted pueda atacar todo el estrés que llega a usted con una mejor constitución. Esa es probablemente la clave.

Bob: Aún no conozco alguien que pase la mayoría de su tiempo trabajando en la red, que no esté estresado. ¿Hay algo acerca de ser un trabajador de la red que es más estresante que ser un trabajador de oficina?

David: No lo creo, Bob. No lo se porque no soy un trabajador de la red, por lo tanto, sería difícil para mi hablar desde la experiencia. Creo que hay factores, Podría estar adivinando así como usted lo haría, no puedo hablar con autoridad sobre eso. Es como los escritores que a menudo se ven altamente estresados porque, ¿qué tan bueno se puede ser? siempre puede ser más, tiene que ser bueno y todo el mundo estará atento. Es algo muy, muy visible y, obviamente, le está poniendo su firma, todo el mundo lo conocerá por eso.

Luego, también hay plazos. No creo que sea muy diferente de cualquier autor o artista que trabaja con un plazo, porque usualmente hay un alto perfeccionismo trabajando dentro de todo eso.

Bob: En una palabra, los trabajadores de la red tienden a combinar el tratar con muchas y muchas personas en línea, y realmente menos y menos personas cara a cara. ¿Eso tiene algún efecto, usted cree?

David: Podría, creo que mucho de eso depende de los estilos de personalidad de la gente. Si usted es introvertido, estará más feliz de no encontrarse con la gente cara a cara. Si usted es extravertido, enloquecerá si no puede, de alguna forma, interactuar con la gente. Uno de los problemas que es endémico de la gente de las generaciones más jóvenes que ha crecido con los computadores y el email es que asumen que el email es apropiado como un medio de comunicación para todo.

Pero una de las cosas que hemos aprendido es que si usted trata de comunicar algo que requiere un espectro más amplio de comunicación, dicho con otras palabras, realmente necesito ver su cara cuando le digo algo y cómo responde. De otra forma podría fácilmente malinterpretar lo que está pasando.

Para la gente que está tratando de hacer cosas estratégicas, sensibles o complejas a través del email y es el medio equivocado a usar, es muy fácil quemar un fusible. En términos de estrés, los malos entendidos, el conflicto, la clase de falta de compromiso o la falta de lograr un resultado que puede resultar por eso. Pero eso puede ser más apartado de lo que usted está hablando. Es decir, es un factor con cualquiera que asume que el email es el medio de comunicación preferido. GTD no es, ciertamente, la respuesta a todo para una buena salud. Pero si uno permite que el tipo de estrés que GTD alivia, persista, con seguridad disminuirá su capacidad, como dije, no tendrá una constitución tan fuerte para así poder enfrentar el mundo en una forma saludable. Podría decir que realmente es un factor crítico.

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Enlace: INTERVIEW GTD Author David Allen: Part 1, Health and Stress
Sitio: Web Worker Daily